KWHotel — ile kosztuje, co robi i czego nie robi według cennika producenta na wrzesień 2026?

Cennik producenta (stan na 30 września 2026)

Kwoty KWHotel odczytaliśmy 30 września 2026 w sklepie producenta shop.kwhotel.pl, do którego prowadzi link „Zamów” z menu; Regulamin wskazuje sklep internetowy jako miejsce składania zamówień. Sklep liczy cenę po wyborze wersji programu i przedziału liczby pokoi, apartamentów albo łóżek. Każda suma ma dopisek „netto”, a Regulamin mówi, że do cen doliczany jest VAT.

Stawka jest miesięczna, ale płaci się ją z góry za wybrany okres: suwak w sklepie ma zakres od 1 do 36 miesięcy i domyślnie stoi na 12. Od 12 miesięcy sklep obniża abonament o 10 procent. Opłata wdrożeniowa 460 zł netto jest jednorazowa i jednakowa w obu płatnych wersjach.

Wyższe przedziały (61–100, 101–200, 201–300 i ponad 300 pokoi) kosztują w Standard 65, 85, 120 i 180 zł netto miesięcznie, w Pro 195, 255, 360 i 540 zł. Rok Standard do 10 pokoi z rabatem (216 zł netto) kosztuje mniej niż 11 miesięcy bez rabatu (220 zł netto).

Regulamin nazywa zakup licencją: w zamówieniu klient wskazuje wersję, liczbę pokoi, apartamentów lub łóżek, moduły i czas trwania licencji, a w programie obsłuży najwyżej tyle jednostek, ilu dotyczy licencja. Licencji wieczystej nie znaleźliśmy ani w sklepie, ani w Regulaminie.

Strona „Cennik” w polskiej wersji serwisu producenta pokazuje inne kwoty: 75 €, 130 €, 150 € i 1850 € przy czterech wariantach, bez okresu i bez oznaczenia netto ani brutto. Suwak pokoi i przyciski okresu nie zmieniają tych kwot, a dane strukturalne strony podają ostatnią zmianę 19 czerwca 2018.

Po średnim kursie NBP z 30 września 2026 (tabela 190/A/NBP/2026, 4,3672 zł za euro) 75 € to 327,54 zł, a 130 € — 567,74 zł. Angielski adres cennika producenta przekierowuje do sklepu, a Regulamin mówi o cenach „podawanych w Formularzu Zamówienia”, dlatego w tabelach trzymamy się sklepu.

Producentem jest KajWare sp. z o.o. z siedzibą przy Zbożowej 3 w Krakowie, KRS 0000825731, NIP 6772450574 — dane z Regulaminu i stopki. Te same dane, ze statusem „Czynny”, stoją w wykazie podatników VAT sprawdzonym 30 września 2026.

Co robi — moduły i integracje

Zakres wersji producent zestawia w porównaniu wersji programu (plik z datą utworzenia 26 lutego 2026), a funkcje — w specyfikacjach modułów. Standard pracuje na jednym stanowisku, Pro na wielu i przez internet.

• Rezerwacje — grafik z kolorowymi statusami, rezerwacje pojedyncze i grupowe, plany cenowe z minimalnym i maksymalnym pobytem, posiłki, przypomnienia i statystyki. Rezerwacji grupowych i planów cenowych nie ma w Free.
• Meldunek — księga meldunkowa tworzona z rezerwacji w Standard i Pro. Elektroniczna Karta Meldunkowa na tablecie z Androidem albo iOS jest tylko w Pro, od 20 zł netto miesięcznie plus 460 zł; współpraca ze skanerem dowodów kosztuje 20 zł plus 460 zł.
• Opłata miejscowa i GUS — specyfikacja programu wymienia opłatę miejscową w oknie rezerwacji, dokumenty opłaty miejscowej i „mini tabelę do GUS” w statystykach finansów rezerwacji.
• Faktury i KSeF — faktury i paragony w programie, połączenie drukarki fiskalnej z jednym komputerem w cenie. Wysyłkę faktur do KSeF, pliki JPK_V7, JPK_VAT i JPK_FV oraz eksport do 15 programów księgowych daje moduł „Integracja z księgowością”, od 20 zł netto miesięcznie plus 460 zł.
• Kanały sprzedaży — specyfikacja wymienia bezpośrednią synchronizację z Booking.com, Expedia i Noclegi.pl oraz channel managery YieldPlanet, ProfitRoom, SiteMinder, D-EDGE, WuBook, Hotres i HotelSystems. W sklepie to dwa osobne moduły, każdy po 40 zł netto miesięcznie plus 460 zł opłaty konfiguracyjnej przy 1–10 pokojach.
• Płatności i SMS — linki do płatności tPay w cenie; Espago, terminale płatnicze PeP, Polcard i Elavon oraz wysyłka SMS przez SMSAPI po 20 zł netto miesięcznie plus 460 zł za każdą integrację.
• Tylko w Pro — Cloud PMS w przeglądarce (od 20 zł miesięcznie plus 240 zł), Cloud Channel Manager (od 100 zł plus 460 zł), AI Booking Engine (od 104 zł plus 1499 zł), panel dla właścicieli apartamentów i Hotel Clean App (od 20 zł miesięcznie), wszystko netto.

Czego nie robi (stan na 30 września 2026)

Każdy punkt poniżej wynika z Regulaminu, porównania wersji, specyfikacji albo sklepu producenta. Czego program nie umie poza tą listą, nie zgadujemy.

• Nie działa poza Windows. Regulamin: „Oprogramowanie KWHotel przeznaczone jest dla systemu Windows”, minimum to Windows 10. Pracę w przeglądarce daje moduł Cloud PMS, który porównanie wersji przypisuje tylko do Pro.
• Standard nie pracuje przez internet ani na kilku komputerach. Tak stoi w porównaniu wersji. Kopię bazy danych w Standard klient według Regulaminu wykonuje sam, a producent nie odpowiada za utratę danych.
• Channel manager nie jest w cenie. Przy zewnętrznym channel managerze klient sam zawiera z nim umowę i konfiguruje połączenie; KWHotel dostarcza „wyłącznie moduł synchronizacyjny”, płatny osobno. Rezerwacje przychodzą co 6 minut, a Regulamin uprzedza, że może wtedy dojść do wielokrotnej rezerwacji tego samego pokoju.
• Airbnb tylko przez Cloud Channel Manager w Pro. Specyfikacja synchronizacji wymienia jako portale obsługiwane bezpośrednio tylko Booking.com, Expedia i Noclegi.pl. Airbnb producent wymienia wśród portali Cloud Channel Managera, modułu tylko dla Pro (od 100 zł netto miesięcznie plus 460 zł netto).
• KSeF nie jest w cenie programu. Wysyłka faktur do KSeF wymaga modułu księgowego za co najmniej 20 zł netto miesięcznie i 460 zł na start; w Free modułu księgowego nie ma.
• Free nie ma modułów dodatkowych. Porównanie wersji odznacza w niej też księgę meldunkową, plany cenowe, rezerwacje grupowe, uprawnienia użytkowników, statystyki i mailową pomoc techniczną.
• Silnik rezerwacji na stronie obiektu kosztuje osobno. Według Regulaminu implementacja KWHotel Booking Engine na stronie klienta „jest dodatkowo płatna”; sklep wycenia ją na 624 zł netto jednorazowo, a sam AI Booking Engine jest modułem Pro.
• Nie jest dla konsumentów. Regulamin dotyczy wyłącznie firm, osoba prywatna negocjuje warunki osobno. Bezpłatny test przez 14 dni Regulamin przewiduje tylko dla Pro.

Dla kogo, a kto go przerośnie

Stawka nie rośnie z każdym pokojem, tylko skokami między przedziałami. Przelicznik redakcji dla 1, 5, 15 i 20 pokoi bierze abonament z tabeli, rok liczy jako 12 miesięcy z rabatem 10 procent, a pierwszy rok — razem z opłatą wdrożeniową 460 zł netto.

Rachunek dla 15 pokoi w Standard: 25 zł razy 0,9 daje 22,50 zł za miesiąc, razy 12 — 270 zł, plus 460 zł opłaty wdrożeniowej. Razem 730 zł netto, czyli 897,90 zł brutto ze stawką 23 procent. Sklep dla tej konfiguracji pokazuje te same 270 zł abonamentu i 460 zł opłat jednorazowych.

Obiekt, który chce pobierać rezerwacje z Booking.com i wysyłać faktury do KSeF, dokłada dwa moduły. W Standard przy 1–10 pokojach sklep liczy wtedy 80 zł netto miesięcznie i 1 380 zł jednorazowo. Rok to 72 zł razy 12, czyli 864 zł, plus 1 380 zł — razem 2 244 zł netto.

Drugi rok to w rachunku redakcji sam abonament, 864 zł netto, przy założeniu, że przedłużenie bez przerwy nie pobiera ponownie opłat jednorazowych. Według Regulaminu opłaty konfiguracyjne za moduły płaci od nowa klient, którego licencja była nieaktywna ponad rok.

Przerasta go obiekt, w którym recepcja pracuje na kilku komputerach albo zdalnie: to już Pro, dwa razy droższe do 28 pokoi i trzy razy przy 29–60 pokojach (135 wobec 45 zł netto miesięcznie). Przerasta go też firma bez komputera z Windows, bo przeglądarkowy Cloud PMS jest tylko modułem Pro.

Alternatywy

Trzy inne programy dla obiektów noclegowych z tego serwisu, odczytane u producentów 30 września 2026; każdy liczy cenę inaczej niż KWHotel.

• Beddesk — 79 zł brutto miesięcznie za 1 jednostkę i 119 zł brutto za 2–15 jednostek, bez prowizji; z portalami łączy się przez iCal, który według producenta przenosi zajętość, nie ceny. KWHotel Standard z modułem Booking.com to przy 1–10 pokojach 60 zł netto miesięcznie i 920 zł netto na start.
• e-noc.pl — 89 zł netto miesięcznie plus 1,8 % od rezerwacji na stronie obiektu albo 189 zł netto miesięcznie bez prowizji; channel manager w cenie dla 1 obiektu z pokojami albo do 10 apartamentów lub domków.
• Beds24 — 12,90 € konta plus 2,60 € netto miesięcznie za jednostkę: 25,90 € przy 5 jednostkach i 51,90 € przy 15, czyli 113,11 zł i 226,66 zł netto po kursie NBP 4,3672. KWHotel Standard przy 15 pokojach to 25 zł netto miesięcznie.

Co zbudować obok albo zamiast

Gotowiec wystarcza, gdy recepcja pracuje na komputerze z Windows, obiekt sprzedaje przez Booking.com albo channel manager z listy producenta i wystawia faktury w programie — KWHotel robi to od 20 zł netto miesięcznie plus moduły. Własne narzędzie ma sens, gdy proces obiektu wychodzi poza pozycje tego sklepu.

Przykładem jest zgłoszenie lokalu do gminnej ewidencji obiektów i pilnowanie jego numeru w każdym kanale — w liście modułów sklepu KWHotel takiej pozycji nie ma. Co musi umieć aplikacja dla obiektu noclegowego, rozpisuje tekst o rezerwacjach, kanałach sprzedaży i opłacie miejscowej.

Kto już sprzedaje obiektom noclegowym i gdzie zostaje luka, opisuje strona o aplikacji dla obiektu noclegowego. Jak wygląda budowa z kimś, kto zna branżę od środka, opisuje Z wiedzy o branży w aplikację.