ActiveNow — ile kosztuje, co robi i czego nie robi w cenniku na wrzesień 2026?

Cennik producenta (stan na 16 września 2026)

ActiveNow ma dwa rodzaje konta: bezpłatne Free i płatne Premium. Cena Premium zależy od maksymalnej dopuszczalnej liczby aktywnych uczestników, a nie od liczby kont pracowników. Najniższy próg to 125 zł netto miesięcznie za szkołę do 50 uczniów.

Regulamin producenta mówi wprost, że kwoty w cenniku są netto (pkt 4.8). Sam cennik dopisuje przy kwocie „plus VAT”, ale stawki nie nazywa. Pakiet 500 SMS wyceniony jest w cenniku na 50 zł netto, a w bazie wiedzy na 61,50 zł brutto — z tych dwóch liczb producenta wychodzi 23%.

Przy tej stawce Premium 50 kosztuje 153,75 zł brutto miesięcznie. To rachunek redakcji: 125 zł razy 1,23.

Cennik pokazuje jedną kwotę naraz: wybiera się próg z listy, a cena podmienia się w karcie planu. Wszystkie siedemnaście progów odczytaliśmy ze źródła strony 16 września 2026.

Regulamin przewiduje Okres Abonamentowy o długości jednego miesiąca albo dwunastu (pkt 2.10). Cennik podaje tylko kwotę miesięczną. Ceny za dwanaście miesięcy ani rabatu za płatność z góry nie odczytaliśmy ze źródła strony cennika na dzień 16 września 2026.

Co robi — moduły i integracje

Tabela funkcji w cenniku ma trzydzieści jeden pozycji w sześciu grupach. W planie Free producent zaznacza dziewięć z nich, w Premium wszystkie. Poniżej grupy z cennika i to, co producent do nich wpisuje.

• Zarządzanie lekcjami — cztery pozycje, dwie w Free. Grafik lekcji cyklicznych, jednorazowych, indywidualnych i grupowych oraz sprawdzanie obecności działają bez opłaty. Raporty lekcji i odrabianie nieobecności — tylko w Premium.
• Rozliczenia klientów — siedem pozycji, trzy w Free. Automatyczne naliczanie kwot, harmonogram spłat i ceny indywidualne są w obu planach. Płatności online, przypomnienia o zaległościach, faktury i raporty płatności — wyłącznie w Premium.
• Zapisy online — sześć pozycji, żadnej w Free. Formularz zapisów na własnej stronie, kalendarz kursów, regulamin zamiast umowy, zaliczka przy zapisie, obozy i półkolonie oraz lekcje próbne.
• Komunikacja — trzy pozycje, jedna w Free. E-maile do uczestników i prowadzących bez opłaty, SMS-y i powiadomienia push w aplikacji tylko w Premium.
• Zarządzanie uczestnikami — sześć pozycji, jedna w Free. Poza wpisywaniem danych producent zaznacza w Premium własne pola w profilu, weryfikację przychodzących na zajęcia kodem QR, raporty, e-dziennik z ocenami oraz moduł umiejętności i poziomów.
• Zarządzanie prowadzącymi — pięć pozycji, dwie w Free. Grafiki prowadzących oraz nieobecności i dyspozycyjność są w obu planach. Automatyczne wyliczanie pensji z przepracowanych godzin, raporty godzin i zastępstwa — tylko w Premium.

Strona funkcji opisuje też cztery panele: administratora, prowadzącego, recepcji i klienta. Panel klienta baza wiedzy nazywa aplikacją dla uczestników i rodziców — systemów, na których działa, producent na odczytanych stronach nie wymienia.

Integracji z nazwy producent podaje dziewięć.

• Fakturownia — faktury. ActiveNow nie ma własnego modułu fakturowego: wystawia dokumenty przez fakturownia.pl, po wpisaniu nazwy konta i kodu API. W ustawieniach wybiera się stawkę VAT i kod GTU 12 dla usług edukacyjnych.
• PayU — płatności online. Baza wiedzy prowadzi przez rejestrację konta PayU z poziomu ActiveNow. Bez zweryfikowanego konta uczestnik nie zapłaci ani z panelu klienta, ani z linku płatniczego.
• Kalendarze Google, Outlook i Apple. Prowadzący kopiuje link z zakładki „Mój kalendarz” i wkleja go do kalendarza zewnętrznego, w którym widzi swój grafik zajęć.
• WordPress i Wix. Baza wiedzy ma osobne instrukcje osadzenia formularza zapisów w obu silnikach.
• Piksele Google i Facebooka. Strona funkcji wymienia śledzenie konwersji formularza zapisów z reklam Google i Facebook.

Do tego jest API. Dokumentacja dla deweloperów wymienia jeden zasób — uczestników — i dwa wywołania: utworzenie uczestnika oraz wyszukiwanie po polach standardowych i własnych, po maksymalnie sto rekordów na stronę.

Czego nie robi (stan na 16 września 2026)

Poniżej wyłącznie braki widoczne w cenniku, regulaminie albo bazie wiedzy producenta — bez domysłów o tym, jak system sprawdza się w pracy szkoły.

• Plan Free nie pobiera pieniędzy od uczestników. Bez Premium nie ma płatności online, przypomnień o zaległościach, faktur ani raportów płatności — producent zaznacza te cztery pozycje tylko w kolumnie Premium. Free zostawia grafik, obecności i naliczanie kwot.
• Faktur nie wystawia sam. Baza wiedzy pisze wprost, że fakturowanie idzie przez fakturownia.pl i nie jest wliczone w cenę ActiveNow, a opłatę pobiera Fakturownia według swojego cennika.
• Do KSeF wysyła Fakturownia, nie ActiveNow. Producent odsyła do ustawień i pomocy fakturownia.pl. W cenniku i na liście funkcji ActiveNow KSeF nie występuje.
• Płatności online tylko przez PayU. Innej bramki baza wiedzy nie wymienia. Konto PayU zakłada się osobno: producent podaje jednorazowy przelew weryfikacyjny 29 zł i weryfikację trwającą nawet dwa tygodnie. Prowizji PayU cennik ActiveNow nie obejmuje.
• SMS-y nie są bez limitu. Premium 50 ma 100 wiadomości miesięcznie, a dokupienie pakietu wymaga podpiętej karty płatniczej. Najmniejszy pakiet to 500 SMS za 50 zł netto.
• Kalendarz synchronizuje się w jedną stronę. Producent ostrzega, że zmiany zrobione w kalendarzu Google, Outlook czy Apple nie wracają do ActiveNow. Termin lekcji zmienia się wyłącznie po stronie systemu.
• API obejmuje jeden zasób. W dokumentacji są tylko uczestnicy. Kursów, płatności, obecności ani faktur nie ma na liście wywołań, a odpowiedź 403 producent opisuje jako brak dostępu do API albo konto spoza planu premium.
• Zawieszenie subskrypcji gasi połowę systemu. W czasie przerwy nie działają panel klienta, panel prowadzącego, zapisy online, płatności online, automatyczne przypomnienia, raporty i SMS-y. Dane zostają w systemie do powrotu.
• Powyżej 1 500 uczniów nie ma ceny. Zamiast kwoty cennik pokazuje dopisek „Daj znać!”, a pakiet SMS opisuje jako zależny od oferty. Kwoty dla tego progu nie odczytaliśmy ze źródła strony cennika na dzień 16 września 2026.

Dla kogo, a kto go przerośnie

Jednostką rozliczenia jest aktywny uczeń, nie użytkownik i nie lokalizacja. Rachunek poniżej liczy redakcja dla jednego, trzech i dziesięciu najmniejszych progów cennika, czyli dla 50, 150 i 500 uczniów, po cenach odczytanych 16 września 2026.

Kolumna roczna to dwanaście razy cena miesięczna, bo producent nie publikuje kwoty za dwunastomiesięczny Okres Abonamentowy. Rachunek redakcji na cenach z cennika odczytanego 16 września 2026.

Płaci się za sufit progu, nie za uczniów. Szkoła ze 150 uczniami kupuje Premium 200 i płaci 299 zł netto, tyle samo co szkoła z dwustoma. Cena na ucznia spada z 2,50 zł przy pięćdziesięciu do 1,50 zł przy pięciuset.

Przekroczenie progu nie czeka do kolejnej faktury. Regulamin każe dopłacić różnicę między pakietami proporcjonalnie do dni pozostałych w okresie (pkt 4.12), a strona wdrożenia zapowiada, że system sam dopasuje nową cenę.

Rachunek redakcji na tym wzorze wygląda tak. Szkoła na Premium 50 przekracza pięćdziesięciu uczniów na dwadzieścia dni przed końcem trzydziestodniowego okresu. Dopłata to 20 podzielone przez 30 i pomnożone przez różnicę 180 zł minus 125 zł, czyli 36,67 zł netto.

Ma sens dla szkoły, która dokłada etaty i sale szybciej niż uczniów: recepcja, lektorzy i konta rodziców nie zmieniają rachunku, bo cennik liczy wyłącznie uczestników. Nowe konto dostaje czternaście dni okresu próbnego z pełnym Premium (regulamin, pkt 4.16).

Przerośnie go szkoła powyżej 1 500 uczniów, dla której cennik nie ma już kwoty. Przerośnie go też szkoła, która chce wpinać kursy i płatności do własnego oprogramowania — dokumentacja API kończy się na uczestnikach.

Alternatywy

Dwa inne programy z tego serwisu zbierają zapisy i pieniądze od uczestników, ale liczą je inną jednostką i żaden nie prowadzi grafiku lektorów.

• CONREGO — 1 497 zł netto za trzy miesiące albo 4 788 zł za dwanaście, jedna opłata za całe konto, limit 10 000 uczestników (odczyt 16 września 2026). To system rejestracji na wydarzenia: sprzedaje miejsca na szkolenia, ale nie prowadzi grafiku semestru.
• Inflow CRM — 15 zł netto za użytkownika miesięcznie przy płatności za rok, 20 zł przy miesięcznej od trzech użytkowników (odczyt 16 września 2026). To CRM, nie system dla szkoły: prowadzi bazę klientów, szanse sprzedaży i zlecenia, a nie grafik zajęć, obecności ani e-dziennik.

Różnicę w jednostce widać w rachunku. Szkoła ze 150 uczniami płaci w ActiveNow 299 zł netto miesięcznie niezależnie od liczby kont, a w Inflow CRM 45 zł netto miesięcznie za trzy konta w recepcji przy płatności rocznej z góry (60 zł przy miesięcznej) — za zupełnie inny zakres.

Co zbudować obok albo zamiast

Gotowiec wystarcza, dopóki szkoła robi to, co robią wszystkie: układa grafik, sprawdza obecność, nalicza płatności za semestr i przypomina o zaległościach. ActiveNow ma na to trzydzieści jeden pozycji w tabeli funkcji, a własne oprogramowanie musiałoby odtworzyć je od zera.

Własna aplikacja zaczyna mieć sens, gdy proces szkoły nie mieści się w żadnej pozycji cennika: egzaminy i certyfikaty z własną skalą, rozliczenie lektorów z kilku stawek naraz albo sprzedaż kursów firmom na fakturę zbiorczą.

Co musi umieć taka aplikacja, rozpisuje Co musi umieć aplikacja dla szkoły językowej — grafik, rozliczenia i odrabianie zajęć? Wymagania dla pozostałych branż zbiera dział z wymaganiami wobec aplikacji branżowych.

Jak praktyk dzieli role z zespołem, który buduje, i jak rozmawia o tym z konkurentem z branży, opisuje Jak zamienić to, co wiesz o swojej branży, w aplikację, za którą płacą inne firmy z branży — i jak z konkurentów zrobić partnerów?