KT Desk — ile kosztuje, co robi i czego nie robi według cennika producenta na wrzesień 2026?

Cennik producenta (stan na 29 września 2026)

KT Desk ma jeden abonament bez pakietów: cena zależy tylko od liczby firm, które biuro prowadzi w programie w danym miesiącu. Kwoty odczytaliśmy 29 września 2026 na stronie cennika i w jej danych strukturalnych, które opisują ofertę jako 100 PLN bez VAT.

Stawki są progresywne, jak w skali podatkowej: niższa stawka obejmuje tylko firmy powyżej danego progu. Producent pokazuje to na przykładzie 60 firm — 100 zł za pierwsze dziesięć, 40 × 10 zł i 10 × 8 zł, razem 580 zł netto miesięcznie.

Jednostką rozliczenia jest firma, czyli NIP prowadzony w KT Desk w danym miesiącu. Regulamin definiuje Aktywnego Klienta jako klienta biura aktywnego „przez dowolny moment danego miesiąca rozliczeniowego”. Za dokumenty, użytkowników panelu klienta ani pojedyncze funkcje producent osobno nie pobiera opłat.

Cennik podaje wyłącznie abonament miesięczny. Stawki rocznej, rabatu za płatność z góry, terminu płatności faktury ani okresu wypowiedzenia nie ma ani w cenniku, ani w Regulaminie, który w sprawach nieuregulowanych odsyła do Umowy. Przy kalkulatorze stoi przycisk „Poproś o potwierdzenie wyceny”.

Okres testowy trwa 14 dni kalendarzowych i nie przechodzi sam w płatny abonament (Regulamin §4a).

Usługodawcą jest KT DESK sp. z o.o. z Zebrzydowic, KRS 0001217125, NIP 5482774279 — dane z Regulaminu z datą publikacji 21 września 2026. Wykaz podatników VAT Szefa Krajowej Administracji Skarbowej potwierdza 29 września 2026 tę nazwę, adres i status „czynny”.

Co robi — moduły i integracje

Instrukcja producenta dzieli program na moduły wspólne dla biura i klienta — Faktury KSeF, Podatki i opłaty, Komunikacja, Wymiana plików, Wystaw fakturę — oraz moduły tylko dla biura: Biuro, Lista firm, Pracownicy, Opłaty, Certyfikat KSeF. Cennik obejmuje je jedną opłatą.

• Faktury z KSeF. Pobieranie po autoryzacji tokenem, podpisem kwalifikowanym albo certyfikatem KSeF. Przy autoryzacji centralnej biuro wgrywa jeden certyfikat, a klienci nadają mu uprawnienia w Aplikacji Podatnika. Przycisk „Synchronizuj z KSeF” użytkownik wywołuje ręcznie, żeby odświeżyć statusy i dane.
• Panel klienta. Klient biura w przeglądarce akceptuje faktury zakupowe, dodaje opis, kategorię i załącznik oraz odpowiada na pytania biura przy dokumencie. Panel jest w abonamencie biura, bez limitu użytkowników po stronie klienta.
• Eksport do księgowości. Pliki XML w archiwum ZIP, wizualizacje HTML i PDF, zestawienie Excel oraz konwerter do formatu programu księgowego z zapisywanymi profilami ustawień.
• Komunikacja i pliki. Rozmowy w formie czatu i zapytania przy konkretnej fakturze, z numerem KSeF i linkiem do podglądu. Pliki do 50 MB, szyfrowane, z datą automatycznego usunięcia i historią pobrań.
• Podatki i opłaty. Biuro wpisuje klientowi pozycje na dany miesiąc, ręcznie albo z szablonu, i może wysłać powiadomienie e-mail. Klient generuje z nich plik przelewu Elixir-O do bankowości.
• Płatności faktur. Status, termin i forma płatności, zapłata częściowa oraz paczki przelewów w plikach Elixir-O albo Multicash PLI, z polami dla podzielonej płatności.
• Wystawianie faktur w KSeF. Faktura podstawowa, zaliczkowa, rozliczenie zaliczki i VAT marża; dane nabywcy z GUS, kurs NBP przy walucie obcej. Wystawiać może klient, biuro albo obie strony — zależnie od konfiguracji modułu.
• Zespół biura. Role właściciel, administrator, pracownik i tylko odczyt, przypisywanie firm do pracownika, import klientów z pliku Excel.
• Wersja Desktop dla Windows. Te same dane co w przeglądarce oraz automatyczny podgląd wizualizacji faktury KSeF dla dokumentu otwartego w Comarch ERP Optima albo w Symfonii Finanse i Księgowość; w innych programach po skopiowaniu numeru KSeF.

Integracja z programem księgowym to plik, który biuro importuje u siebie. Lista formatów obejmuje 12 programów lub ich rodzin:Buchalter, Comarch ERP Optima, DGCS System, enova365, Finka, InsERT Rewizor i Rachmistrz (GT i nexo), Mała Księgowość Rzeczpospolitej, RAKS SQL, Ramzes, Super Księga Podatkowa, Symfonia (FK, KPiR, eBiuro), Wapro Fakir i Kaper.

Do tego dochodzą pliki JPK_FA i JPK_V7. Producent opisuje te formaty jako zgodne z programem KT Konwerter Online, a instrukcje importu w dokumentacji prowadzą do serwisu doc.ktsoft.pl. Cennik z nazwy wymienia tylko cztery programy: Comarch ERP Optima, InsERT, Wapro i Symfonię.

Pliki, wiadomości i certyfikaty biura są według Regulaminu szyfrowane, a serwery stoją w Polsce, z możliwością użycia infrastruktury w Unii Europejskiej lub EOG (§9).

Strona główna zapowiada „automatyczne wyliczenia podatków”. Instrukcja biura opisuje moduł Podatki i opłaty inaczej: jako pozycje wpisywane przez biuro ręcznie albo z szablonu, bez opisu wyliczania kwot.

Podobnie z aplikacją na telefon. Strona KT-SOFT s.c., która ma KT Desk w ofercie i podaje ten sam adres w Zebrzydowicach, wymienia „aplikację mobilną dla przedsiębiorcy i biura rachunkowego”. Ani ktdesk.pl, ani obie instrukcje takiej aplikacji nie opisują: mówią o panelu w przeglądarce i wersji Desktop dla Windows (odczyt 29 września 2026).

Czego nie robi (stan na 29 września 2026)

Każdy punkt da się wskazać w cenniku, w Regulaminie albo w instrukcji producenta odczytanych 29 września 2026.

• Nie księguje. Na pytanie, czy KT Desk zastępuje program księgowy, producent odpowiada: „Nie. Program księgowy pozostaje miejscem prowadzenia księgowości”. Regulamin dodaje, że usługodawca nie świadczy usług księgowych ani doradczych.
• Nie prowadzi kadr i płac. W cenniku, na stronach produktu i w obu instrukcjach nie pada słowo o kadrach ani płacach. Moduł Podatki i opłaty to informacja o kwotach do zapłaty wpisana przez biuro.
• Nie trzyma treści faktur na serwerze. Regulamin w §3: szczegółowe dane faktur pobranych z KSeF nie są przechowywane na serwerze aplikacji, mogą leżeć na urządzeniu użytkownika.
• Nie koryguje kwot na fakturze. Instrukcja wystawiania mówi wprost: korekta jest możliwa wyłącznie „do zera”, a system „nie umożliwia korekt wartościowych czy danych formalnych”.
• Nie wysyła przelewów. Tworzy plik Elixir-O albo Multicash PLI do importu w bankowości. Status „Wyeksportowana” oznacza według instrukcji przygotowanie pliku, a nie wykonanie przelewów.
• Nie działa bez internetu. Także wersja Desktop „zawsze wymaga aktywnego połączenia z internetem”.
• Podgląd z programu FK tylko w dwóch programach. Dedykowaną integrację automatycznego podglądu instrukcja wymienia dla Comarch ERP Optima i Symfonii Finanse i Księgowość, wyłącznie w wersji Desktop. Pozostałe programy działają przez skopiowanie numeru KSeF.

Limity liczbowe z instrukcji: plik w module wymiany do 50 MB, termin płatności faktury do 120 dni od daty wystawienia, uwagi na wystawianej fakturze do 256 znaków. Limitu dokumentów pobieranych z KSeF cennik nie stawia.

Dla kogo, a kto go przerośnie

Płaci się za firmę, a nie za księgową przy biurku, więc rachunek zależy tylko od liczby klientów biura. Przelicznik redakcji liczy abonament progresywnie, tak jak producent.

Kwoty dla 50, 60, 100 i 200 firm zgadzają się z przykładami na stronie cennika. Kolumna roczna to kwota miesięczna razy dwanaście, bez rabatu, bo cennik go nie podaje.

Próg leży na dole: biuro z trzema firmami płaci 100 zł netto, tyle co przy dziesięciu, czyli 33,33 zł na firmę. Od jedenastej firmy każda dokłada 10 zł netto, od 51. — 8 zł.

Kto go przerośnie? Nie biuro rosnące w liczbie klientów, bo stawka za kolejną firmę spada do 6 zł netto. Przerasta go potrzeba spoza dokumentacji: księgowanie w tym samym programie albo korekta kwot na wystawionej fakturze.

Alternatywy

Trzy inne programy z tego serwisu liczą w innej jednostce niż KT Desk: klient biura w pakiecie rocznym, użytkownik albo konto jednej firmy.

• Scanye — pakiet biura za 559 zł miesięcznie rozliczane rocznie, z 20 klientami w cenie i 8 zł za każdego kolejnego; cennik nie oznacza netto ani brutto (odczyt 16 września 2026). Przy 50 klientach to 799 zł miesięcznie, w KT Desk 500 zł netto.
• 360Księgowość — program do księgowości online liczony od użytkownika: 129 zł netto miesięcznie z dwiema firmami w pakiecie, każda kolejna 11 zł netto (odczyt 16 września 2026). To program księgowy, więc księgowanie zostaje w nim, ale płaci się za każdą osobę z pełnym dostępem.
• iFirma — abonament za konto jednej firmy: od 0 zł netto miesięcznie za fakturowanie do trzech faktur, księgowość online od 49 zł netto miesięcznie przy płatności za rok (odczyt 16 września 2026). Jednostką jest konto jednej firmy, a nie biuro z portfelem klientów.

Co zbudować obok albo zamiast

Gotowiec wystarcza, gdy biuro pracuje na programie z listy eksportu, a jego kłopot to faktury z KSeF, pytania do klientów i przelewy. Za 10 zł netto miesięcznie od firmy dostaje pobieranie, panel klienta i plik do importu — własny program nic tu nie doda.

Własne narzędzie ma sens tam, gdzie cennik i instrukcja milczą: w procesie samego biura, a nie pojedynczego dokumentu. KT Desk obsługuje fakturę, pytanie i przelew; nie opisuje obsługi jednej branży z jej własnymi dokumentami ani kadr klientów.

Co musi umieć taka aplikacja, rozpisuje tekst o wymaganiach dla biura rachunkowego pod KSeF 2.0. Ile jest biur i gdzie po KSeF została luka, liczy serwis o pomysłach na aplikację dla branży, a układ z partnerem z branży opisuje strona o partnerstwie.