System rezerwacyjny KSI — ile kosztuje, co robi i czego nie robi w cenniku na październik 2026?

Cennik producenta (stan na 7 października 2026)

KSI Media publikuje jeden cennik dla stron internetowych i systemu rezerwacyjnego biura podróży. Kwoty poniżej odczytaliśmy 7 października 2026 na stronie cennika producenta. Każda pozycja ma dwie kolumny, „Miesięcznie” i „Jednorazowo”, a pod tabelą stoi dopisek „podane ceny są cenami netto, należy doliczyć 23% VAT”.

Stawki rocznej ani przełącznika okresu cennik nie ma. Kalkulator na stronie po zaznaczeniu systemu pokazuje pierwszą płatność 678 zł netto, czyli opłatę miesięczną razem z jednorazową. Dodatki zamawia się tylko z usługą główną. Nad tabelą stoi zdanie: „System bez prowizji od rezerwacji, obrotu i ilości ofert”.

Pełne ceny dwóch dodatków są na osobnych stronach producenta: KSeF i automatycznych raportów TFG. Raportów TFG w tabeli cennika nie ma.

Opłata 499 zł netto za KSeF dotyczy jednego podmiotu w systemie; przy kilku jest zwielokrotniona albo negocjowana. Nie obejmuje aktualizacji systemu do bieżącej wersji w rozwiązaniach dedykowanych i nieobjętych automatyczną aktualizacją — tę producent rozlicza według regulaminu świadczenia usług.

Ten regulamin, z 1 sierpnia 2019, dotyczy zleceń poza gwarancją i odrębnymi umowami. Rozpoczęta godzina pracownika w dni robocze od 8:00 do 18:59 kosztuje w nim 200 zł netto, specjalisty 300 zł netto, godzina eksperta 400 zł netto, a dojazd 5 zł netto za kilometr w obie strony.

Producentem jest KSI Media sp. z o.o. — NIP 6272698590, KRS 0000354474, status VAT „Czynny” według wykazu podatników VAT i odpisu z KRS sprawdzonych 7 października 2026.

Strona producenta podaje adres w Chorzowie przy ul. Gałeczki 36, a KRS siedzibę w Bytomiu przy ul. Skrajnej 14B.

Co robi — moduły i integracje

Plan jest jeden, więc cennik nie przypisuje modułów do pakietów. Opis pochodzi ze stron „Opis systemu” i „Opis funkcji” producenta.

• Oferty i programy imprez — katalog ofert własnych z terminami, przystankami, lotniskami, rodzajami pokoi, dopłatami, zniżkami i kodami rabatowymi; kontrola obłożenia i wolnych miejsc; oferty bez terminu lub bez ceny, na zapytanie.
• Zapytania i rezerwacje — rejestr zapytań z zamianą w rezerwację; rezerwacja ze składnikami: autokar, samolot, hotel, transfer; rezerwacje ze strony biura i wpisane w biurze.
• Umowy i wydruki — umowa-zgłoszenie, vouchery, listy pasażerów do autokaru z przypisaniem miejsc, listy uczestników do pokoi, do ubezpieczyciela i do samolotu.
• Wpłaty i przypomnienia — zaliczki, dopłaty i należności przy rezerwacji; przypomnienia e-mail lub SMS o dopłacie i terminie wyjazdu dla klientów i pracowników; w cenniku jest dodatek „Auto. powiadomienia e-mail i SMS” za 19 zł netto miesięcznie.
• Faktury i rozliczenia — faktury z zarejestrowanych wpłat, zaliczkowe i ich rozliczenie, VAT marża i VAT; w fakturowaniu PLN i EUR, inne waluty przeliczane po kursach NBP; dokumenty kasowe, noty, faktury zakupu, koszty przypisane do rezerwacji.
• Agenci — panel agenta z wycenami, statusem rezerwacji i rozliczeń oraz prowizje agentów; panel działa w połączeniu ze stroną internetową i w cenniku kosztuje 39 zł netto miesięcznie.
• Raporty, uprawnienia, oddziały — gotowe raporty i eksport do Excela lub Calc; uprawnienia w każdym rejestrze; wiele oddziałów, także z różnym NIP.
• Wykaz umów TFG — ręcznie: pliki JSON wgrywane w portalu TFG; automatycznie: dodatek 49 zł netto miesięcznie. Trafiają tam rezerwacje w statusach Sprzedaż, Sprzedana i Anulowana.
• KSeF — wysyłka faktur VAT, marża, zaliczkowych i rozliczeń zaliczki, także w innych walutach; numer KSeF i UPO przy fakturze, kod QR na wydruku, blokada wydruku do nadania numeru, pro formy bez wysyłki.
• Pomoc techniczna — infolinia i e-mail od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 16:00; szkolenie i pomoc są według cennika w cenie systemu.

Integracje z nazwy są cztery: KSeF i system TFG prowadzony przez UFG (wysyłka do KSeF i automatyczne raporty TFG to płatne dodatki), eksport ofert do systemu rezerwacyjnego MerlinX oraz płatności online dotPay. Faktury oraz dokumenty KP i KW trafiają do programów księgowych w formacie XML; programów księgowych producent nie wymienia z nazwy.

Dokumentacja UDDS OX API 2.5 obejmuje oferty, rezerwacje, faktury z wysyłką do KSeF, pliki TFG i płatności online. Stronę biura łączy się z systemem przez deep-linki, okno PopUp albo API. W wersji podstawowej baza stoi na serwerach KSI; instalację na serwerze klienta producent ustala indywidualnie.

Czego nie robi (stan na 7 października 2026)

Tylko to, co da się wskazać w cenniku, na stronach funkcji, KSeF i TFG albo w regulaminie producenta, odczytanych 7 października 2026.

• KSeF nie jest w cenie systemu. Wysyłka faktur do KSeF to dodatek: 39 zł netto miesięcznie do 50 faktur, 69 zł do 150, powyżej 150 cena do negocjacji — plus 499 zł netto jednorazowo za każdy podmiot.
• KSeF tylko w trybie online. Strona KSeF mówi, że „obecnie system pracuje w trybie online”, a pracę przy niedostępnym KSeF producent przewiduje dopiero w przyszłości. Opis modułu jest napisany w czasie przyszłym („będzie możliwość”).
• Automatyczne raporty TFG za dopłatą. Kosztują 49 zł netto miesięcznie i 149 zł netto na start, a uruchomienie trwa do 14 dni roboczych od otrzymania danych. Ręczne raporty wymagają włączonej opcji, a pliki wgrywa pracownik. Odpowiedzialność za dane w TFG producent przypisuje klientowi.
• Import wyciągów bankowych bez kwoty. Import w formacie MT940 opis funkcji nazywa rozszerzeniem, które „można dokupić”; w cenniku nie ma tej pozycji.
• Eksport ofert tylko do MerlinX. Inne eksporty producent opisuje jako indywidualny rozwój oprogramowania na życzenie klienta, bez kwoty w cenniku.
• Drukarka fiskalna i centrala telefoniczna bez cen. Opis funkcji wymienia drukowanie paragonów i rejestrację połączeń wśród funkcji, „o które może być rozbudowany program”; cennik ich nie wymienia.
• Bez darmowego planu. Wersję demo producent udostępnia po kontakcie; samodzielnego założenia konta na stronie cennika, demo ani funkcji nie znaleźliśmy.
• Bez opublikowanych warunków abonamentu. Okresu umowy, wypowiedzenia ani zasad wydania danych po rezygnacji nie znaleźliśmy w cenniku, na stronach funkcji ani w regulaminie świadczenia usług, który dotyczy zleceń poza gwarancją.

Jedna rozbieżność dotyczy liczby osób. Cennik daje pakiet „do 3 stanowisk” i dolicza 39,99 zł netto za każde kolejne stanowisko, a opis funkcji mówi o pracy „przez dowolną ilość użytkowników jednocześnie”. Czym jest stanowisko, cennik nie definiuje.

Dla kogo, a kto go przerośnie

Rachunek zależy od liczby stanowisk i od tego, czy biuro bierze KSeF i automatyczne raporty TFG. Przelicznik redakcji zakłada, że 39,99 zł netto płaci się od czwartego stanowiska, bo pakiet obejmuje „do 3 stanowisk”; cennik nie pisze tego wprost. Brutto to netto razy 1,23.

Pierwszy rok to opłaty jednorazowe plus dwanaście miesięcznych: dla samego systemu 499 zł netto na start, z KSeF i raportami TFG 1 147 zł netto (499 + 499 + 149). Przy dziesięciu stanowiskach 179 zł rośnie o siedem razy 39,99 zł, czyli o 279,93 zł netto.

Ma sens dla organizatora, który sprzedaje własne imprezy i pracuje na jednym do trzech stanowisk: przy trzech stanowiskach system kosztuje tyle co przy jednym. Opis systemu wymienia wydruki list pasażerów, rozliczenie imprezy i faktury VAT marża, a producent nie pobiera prowizji od rezerwacji ani od obrotu.

Próg leży przy fakturach i podmiotach. Biuro, które wysyła do KSeF ponad 150 faktur miesięcznie, nie zna ceny z cennika, bo ta jest do negocjacji; opcja na własnym serwerze kosztuje 15 000 zł netto jednorazowo. Każdy kolejny podmiot to kolejne 499 zł netto opłaty instalacyjnej KSeF.

Przerośnie go biuro, które potrzebuje importu wyciągów bankowych albo eksportu ofert poza MerlinX. Import MT940 to opcja do dokupienia, a inne formaty i eksporty producent wykonuje na życzenie klienta. Cennik nie podaje kwoty żadnej z tych rzeczy.

Alternatywy

Trzy inne programy dla biur podróży, odczytane u producentów 7 października 2026. Każdy liczy inaczej: za stanowisko, za pakiet ze stroną albo za liczbę umów w wykazie TFG.

• TourFlow — plan Standard za 200 zł netto za stanowisko miesięcznie, gdzie stanowisko to jeden aktywny użytkownik, po 14-dniowym teście bez karty. Trzy stanowiska to 600 zł netto miesięcznie wobec 179 zł netto w KSI, dziesięć — 2 000 zł netto wobec 458,93 zł netto.
• Vakanza — opcja „Szablon podstawowy” za 399 zł miesięcznie, z szablonem strony, wdrożeniem i pomocą techniczną; producent nie oznacza netto ani brutto. W KSI system ze Stroną WWW Premium to 378 zł netto miesięcznie i 2 498 zł netto jednorazowo.
• tfgraport.pl — nie system rezerwacyjny, tylko raportowanie umów do TFG: plan Start 99 zł netto miesięcznie, do 150 umów w miesiącu, albo 990 zł netto za rok. Automatyczne raporty TFG w KSI kosztują 49 zł netto miesięcznie i 149 zł netto na start.

Co zbudować obok albo zamiast

Gotowiec wystarcza organizatorowi, którego praca mieści się w ofercie, rezerwacji, umowie, wpłacie i fakturze: KSI ma to za 179 zł netto miesięcznie, a KSeF i automatyczne raporty TFG za 88 zł netto miesięcznie więcej. Własne narzędzie ma sens tam, gdzie proces biura nie mieści się w pozycjach cennika.

Przykłady widać w samych dokumentach: import wyciągów bankowych i eksporty ofert inne niż MerlinX nie mają kwoty w cenniku. Co musi umieć aplikacja biura podróży, rozpisuje tekst o rezerwacjach, umowach i rozliczeniu grup w biurze podróży.

Kto już sprzedaje biurom podróży i gdzie jest luka, liczy strona o pomyśle na aplikację dla biura podróży. Jak wygląda budowa z kimś, kto zna branżę od środka, opisuje dział o partnerstwie.