Vakanza — ile kosztuje, co robi i czego nie robi w cenniku na październik 2026?

Cennik producenta (stan na 7 października 2026)

Vakanza ma w cenniku jeden plan: Szablon podstawowy za „399zł/msc”. Kwotę odczytaliśmy 7 października 2026 na stronie cennika producenta. Przy kwocie nie ma słowa netto ani brutto, nie ma jednostki rozliczenia — biuro, użytkownik czy wyjazd — ani przełącznika płatności miesięcznej i rocznej.

Dane strukturalne strony cennika opisują samą stronę, bez oferty i ceny. Pod kwotą producent wymienia trzy pozycje: szablon strony internetowej, wdrożenie i pomoc techniczną 24/7. Dopisek przy planie mówi, że biuro dostaje gotowy szablon strony, a producent może też połączyć z Vakanzą stronę, którą biuro już ma.

Opłata startowa pojawia się tylko na osobnej stronie oferty dla odwiedzających stoisko producenta na targach TT Warsaw 2025, zmienionej 9 października 2025 według danych witryny; inne strony do niej nie prowadzą. Obok 399 zł miesięcznie stoi tam przekreślone „1000 zł jednorazowej opłaty startowej” i wyróżnione 700 zł. Czy opłata obowiązuje dziś, cennik nie mówi.

Administratorem serwisu według polityki prywatności vakanza.pl jest SASDOT Konrad Szynalski Łukasz Strojny, Orla 12/75, Jelenia Góra, NIP 6112807202. W wykazie podatników VAT ta sama nazwa ma status „Czynny” i REGON 386325266, bez numeru KRS. W portfolio na sasdot.com firma pokazuje system zarządzania biurem podróży z odnośnikiem do vakanza.pl.

Producent jest więc czynnym podatnikiem VAT według wykazu Szefa KAS sprawdzonego 7 października 2026, a brak oznaczenia ma znaczenie dla rachunku. Jeśli 399 zł to kwota netto, z 23% VAT wychodzi 490,77 zł brutto miesięcznie. Jeśli brutto, netto wynosi 324,39 zł. Przed podpisaniem umowy trzeba to ustalić z producentem.

Co robi — moduły i integracje

Strona funkcji producenta dzieli program na 21 zakładek w siedmiu grupach. Cennik ma jeden plan, więc nie przypisuje zakładek do planów. Nie mówi też, czy grupa „Moduły”, czyli wynajem autokarów i rozkład jazdy, wchodzi w 399 zł. Opisy poniżej streszczają stronę funkcji odczytaną 7 października 2026.

• Ogólne — panel z ostatnimi rezerwacjami, wykresem zamówień i saldem wysyłki SMS oraz skrzynka wiadomości z formularza kontaktowego strony.
• Zarządzanie — wyjazdy z listami wyjazdowymi, ubezpieczeniowymi i dla księgowych oraz wysyłką maili i SMS-ów; zamówienia z płatnościami i notatkami; anulacje ze zwrotem pieniędzy przez system; baza klientów z historią wyjazdów i współczynnikiem rezygnacji; karty podarunkowe.
• Raporty (w grupie Zarządzanie) — „TFG i TFP”, zestawienie umów i zestawienie płatności; producent wymienia rozliczenia TFG i zestawienia umów dla urzędu marszałkowskiego.
• Marketing — kody rabatowe z określonym czasem, wartością zniżki, typem wyjazdu i ilością oraz newsletter.
• Moduły — wynajem autokarów i rozkład jazdy.
• Ustawienia — szablon umowy z własnymi zapisami, zniżki dla studentów, dzieci i seniorów, dane kontaktowe przenoszone na umowy, dokumenty wysyłane klientom w mailach, kategorie wyjazdów.
• Zarządzanie stroną — strona główna, „O nas” i logotyp strony sprzedażowej biura; w ostatniej grupie formularz zgłaszania pomysłów i błędów do producenta.

Strona aktualizacji, zmieniona według danych witryny 10 marca 2026, opisuje moduł płatności: harmonogram rat z terminem i formą płatności każdej raty, historię wpłat i zwrotów, saldo zamówienia i cztery statusy, od „Oczekuje na wpłatę” po „Nieopłacono”. Dochodzą przypomnienia o płatności w czterech ustawieniach i historia maili z liczbą otwarć.

Ta sama strona opisuje listę wstępną: klient zapisuje się bez pełnych danych, a umowa, wpis do TFG i pozycja w zestawieniu umów powstają dopiero po potwierdzeniu wyjazdu i uzupełnieniu danych przez klienta. Są też szablony miejsc zbiórek i czat z zespołem producenta, czynny codziennie od 9:00 do 21:00.

Na stronach witryny producent nazywa trzy integracje. Bramka płatności to raz Przelewy24 (strona główna i odpowiedź o wdrożeniu), raz tpay (odpowiedź „Z jakiej bramki płatności korzysta Wasza aplikacja?” pod cennikiem). Trzecia to integracja API z Turystycznym Funduszem Gwarancyjnym, opisana w serwisie zmianytfg.pl, do którego prowadzi pasek na vakanza.pl.

Bramkę SMS, SerwerSMS, nazywa dopiero plik PDF „Dodatkowe informacje” z 14 października 2023, do którego żadna strona nie prowadzi. Program działa w przeglądarce: odpowiedź pod cennikiem mówi o dostępie z telefonu i komputera „bez konieczności instalacji”. Wdrożenie według producenta trwa od 24 do 48 godzin, a każdy klient dostaje osobistego opiekuna.

Czego nie robi (stan na 7 października 2026)

Przeszukaliśmy cennik, stronę funkcji, stronę główną, „O nas”, stronę aktualizacji płatności, wpisy bloga, politykę prywatności i serwis zmianytfg.pl, odczytane 7 października 2026. Poniżej tylko braki, które da się w nich wskazać.

• Faktur i KSeF nie znaleźliśmy. Na żadnej z tych stron nie pada słowo „faktura”, „KSeF” ani „VAT marża”. Rozliczenie z księgowością producent opisuje jako listy dla księgowych tworzone w zakładce Wyjazdy.
• Regulaminu usługi na stronach nie znaleźliśmy. Wśród dziesięciu stron witryny nie ma regulaminu, adres vakanza.pl/regulamin/ zwraca błąd 404, a polityka prywatności nazywa siebie „integralną częścią Regulaminu Serwisu”, z odnośnikiem prowadzącym z powrotem do niej samej. Okresu umowy, wypowiedzenia ani eksportu danych po rezygnacji nie da się sprawdzić przed rozmową.
• Automatyczne raportowanie TFG opisuje na dwa sposoby. Pasek na vakanza.pl ma oznaczenie „Już działa” i zdanie „Vakanza automatycznie raportuje umowy do TFG”. Serwis zmianytfg.pl, do którego pasek prowadzi, wciąż nazywa tę funkcję „Funkcjonalność w przygotowaniu”, z dopiskiem „Wkrótce · lipiec 2026”.
• Kosztów SMS i bramki cennik nie podaje. Pełna funkcjonalność według producenta zależy od rejestracji w Przelewy24 i w serwisie SMS, a panel pokazuje saldo SMS. Stawki za wiadomość ani prowizji operatora płatności w cenniku nie ma.
• Nie ma aplikacji do instalacji. Producent opisuje dostęp przez przeglądarkę, z telefonu i komputera, bez instalacji; aplikacji w sklepach z aplikacjami nie wymienia.
• Publicznej dokumentacji API nie znaleźliśmy. Jedyny opisany interfejs to połączenie z systemem TFG/UFG; eksportu do programu księgowego producent nie wymienia.

Pomoc techniczną cennik opisuje jako „24/7”, a strona aktualizacji podaje godziny czatu od 9:00 do 21:00. Jedno nie wyklucza drugiego, ale kanałów i czasu odpowiedzi w pomocy całodobowej producent nie opisuje.

Dla kogo, a kto go przerośnie

Cennik nie wiąże kwoty z liczbą użytkowników, wyjazdów ani rezerwacji, więc rachunek zależy od dwóch niewiadomych: czy 399 zł to netto, czy brutto, i czy dochodzi opłata startowa. Przelicznik redakcji pokazuje oba warianty podatku na kwocie z 7 października 2026, przy 23% VAT.

Opłaty startowej w tym rachunku nie ma: jedyne kwoty, przekreślone 1 000 zł i 700 zł, pochodzą z oferty targowej TT Warsaw 2025, a cennik z 7 października 2026 opłaty nie wymienia.

Przy liczbie osób w biurze Vakanza zachowuje się inaczej niż program liczony za stanowisko. Jeśli producent nie liczy kont osobno, czego cennik nie mówi, kwota na osobę spada z każdą kolejną osobą. Dla porównania tabela podaje TourFlow Standard: 200 zł netto za stanowisko miesięcznie.

Ma sens dla organizatora własnych wyjazdów, grupowych, szkolnych i autokarowych, który chce w jednym programie stronę sprzedażową, zapisy, umowy, raty i listy uczestników. Producent pisze wprost o ofertach dla szkół, wynajmie autokarów, rozkładzie jazdy i miejscach zbiórek.

Przerośnie go biuro, które chce wystawiać faktury VAT marża i wysyłać je do KSeF z tego samego programu, bo tego w materiałach producenta nie znaleźliśmy. Także firma, która przed podpisem potrzebuje regulaminu z okresem wypowiedzenia i zasadami eksportu danych — trzeba go dostać od producenta w rozmowie.

Alternatywy

Trzy inne programy dla biur podróży, z kwotami odczytanymi u producentów 7 października 2026. Każdy liczy inaczej niż Vakanza: za stanowisko, za plan z limitem umów albo za moduły z opłatą jednorazową.

• TourFlow — 200 zł netto za stanowisko miesięcznie w planie Standard. Dwa stanowiska to 400 zł netto, prawie tyle co cała Vakanza; przy dziesięciu osobach 2 000 zł netto miesięcznie.
• tfgraport.pl — sam wykaz umów do TFG: plan Start 99 zł netto miesięcznie do 150 umów, o 300 zł mniej niż Vakanza, ale bez rezerwacji i bez strony sprzedażowej.
• System rezerwacyjny KSI — 179 zł netto miesięcznie do 3 stanowisk plus 499 zł netto jednorazowo. Ze Stroną WWW Premium (199 zł i 1 999 zł netto): 378 zł netto miesięcznie i 2 498 zł netto na start. Eksport do KSeF, do 50 faktur miesięcznie, kosztuje 39 zł netto miesięcznie i 499 zł netto jednorazowo.

Co zbudować obok albo zamiast

Gotowiec za 399 zł miesięcznie, bez oznaczenia netto/brutto, wystarcza organizatorowi, którego sprzedaż kończy się na zapisie, umowie, ratach i liście uczestników. Szablon strony sprzedażowej jest w planie, a kody rabatowe i raporty do funduszu producent opisuje wśród funkcji tego samego programu. Dopóki biuro nie potrzebuje niczego spoza tej listy, budowanie własnego programu nie ma uzasadnienia.

Własne narzędzie zaczyna mieć sens, gdy proces wychodzi poza zakładki ze strony funkcji, na przykład fakturowanie marży z wysyłką do KSeF. Co taka aplikacja musi umieć, rozpisuje tekst o rezerwacjach, umowach i rozliczeniach grup w biurze podróży.

Kto już sprzedaje biurom podróży i gdzie zostaje luka, liczy strona o pomyśle na aplikację dla biura podróży. Jak wygląda budowa z kimś, kto zna branżę od środka, opisuje dział o partnerstwie.