TourFlow — ile kosztuje, co robi i czego nie robi w cenniku na październik 2026?

Cennik producenta (stan na 7 października 2026)

TourFlow ma w cenniku dwa płatne plany i bezpłatny test. Kwoty odczytaliśmy 7 października 2026 na stronie cennika producenta. Przy obu planach stoi dopisek „netto za stanowisko miesięcznie”, a odpowiedź pod cennikiem mówi, że do cen netto dolicza się VAT według obowiązującej stawki.

Cennik nie ma przełącznika okresu ani stawki rocznej. Dane strukturalne strony opisują obie oferty jako „Plany rozliczane miesięcznie za stanowisko”, z ceną bez VAT. Regulamin w § 6b mówi wprost, że opłatę za Standard nalicza się wyłącznie miesięcznie z góry, a w samodzielnej rejestracji producent nie oferuje rozliczeń rocznych ani rabatów za płatność z góry.

Jednostką jest stanowisko, które cennik definiuje jako „jeden aktywny użytkownik w Twoim koncie”. Regulamin w § 6b liczy stanowiska według aktywnych użytkowników w pierwszym dniu okresu rozliczeniowego, najmniej jedno. Dezaktywacja osoby w trakcie miesiąca obniża rachunek dopiero od następnego okresu, bez rozliczenia proporcjonalnego.

Pilot nie jest stanowiskiem, choć portal pilota to płatny dodatek. Producent nie pobiera procentu od umów, rezerwacji ani wpłat klientów biura.

Przy planie z opiekunem dokumenty się różnią. Cennik podaje 250 zł netto za stanowisko miesięcznie, a według Regulaminu (§ 6b) Standard + Opieka i Plan Rozszerzony zawiera się wyłącznie w trybie indywidualnym, z ceną z Warunków Indywidualnych. Planu Rozszerzonego cennik nie wymienia; w tabeli trzymamy się cennika.

Za Standard płaci się według Regulaminu przez Tpay: BLIK-iem, kartą albo przelewem online. Paragraf 6c o płatnościach obowiązuje jednak od dnia ogłoszenia ich komunikatem w Panelu i w Cenniku, a do tego dnia po teście aktywacja Planu Standard nie jest możliwa. Na stronie cennika z 7 października 2026 takiego komunikatu nie znaleźliśmy.

Sam Regulamin nosi oznaczenie „Wersja 2026-10-01”, ale datę wejścia w życie ma niewypełnioną: „[DATA — co najmniej 14 dni po publikacji]”.

Producent to Michał Basiński prowadzący działalność pod firmą Michał Basiński WhiteIT, z miejscem działalności w Niechanowie przy ulicy Łąkowej 1, NIP 7842500273, REGON 364808970, wpis w CEIDG — dane z Regulaminu. Zgadzają się z wykazem podatników VAT sprawdzonym 7 października 2026: status „Czynny”, rejestracja jako podatnik VAT 1 lipca 2016.

Co robi — moduły i integracje

Producent opisuje program jako system do wycieczek grupowych. Na stronie głównej wymienia dziewięć modułów, a Regulamin w § 3 wylicza 14 grup funkcji. Według § 6b plan Standard obejmuje wszystkie poza portalem pilota i funkcjami opartymi na sztucznej inteligencji, które są dodatkami.

• Oferty i wycieczki — oferta z programem, ceną i terminem, z której powstaje wycieczka; daty, trasa, kraje, miejsce wyjazdu, plan dnia i statusy. Grupy to szkoły, parafie i firmy, z umowami i kontaktami.
• Umowy — umowa grupowa z instytucją albo osobne umowy z uczestnikami, oba modele na jednej wycieczce; druk do PDF, kontrola unikalności numerów umów i domyślne warunki umowy dla wycieczki.
• Zapisy online — publiczne formularze zapisu pod adresem w domenie producenta, z moderacją zgłoszeń i tworzeniem z nich umów indywidualnych; w teście 3 aktywne linki.
• Finanse wycieczki — wpłaty, dopłaty, zwroty, wydatki, budżet, salda i niedopłaty; kosztorys z transportem, noclegami, biletami i wyżywieniem; rozliczenie w wielu walutach po kursach NBP i raport rozliczenia wycieczki.
• Logistyka — firmy przewozowe, pojazdy i kierowcy, noclegi ze słownikiem hoteli i statusami rezerwacji, kadra (piloci, przewodnicy), miejsca odbioru.
• Dokumenty — umowy, listy uczestników, karta wycieczki, karta pilota i wykazy TFG w PDF, program wycieczki w PDF albo Word; od planu Standard skany umów i faktur przechowywane przy wycieczce.
• TFG — wykaz umów z historią zmian, słowniki krajów i lotnisk, eksport pliku albo wysyłka przez interfejs UFG z certyfikatem organizatora przechowywanym w postaci zaszyfrowanej. Konto techniczne UFG producent konfiguruje podczas wdrożenia.
• Wiele biur na jednym koncie — każdy podmiot z własnym NIP, numerem rejestrowym, osobnym wykazem umów do TFG i własnym brandingiem dokumentów PDF.
• Praca zespołu — role i zakresy widoczności, zadania, komentarze, powiadomienia i historia zmian; automatyczne e-maile do uczestników po zapisie, wysyłane z adresu producenta z adresem zwrotnym biura.
• Dodatki — portal pilota (karta wycieczki, komentarze i rozliczenie wydatków w przeglądarce telefonu) oraz asystent AI do szkicu programu, budżetu i noclegów; przy obu cennik podaje „wycena po rozmowie”.

Integrację z nazwy producent wymienia jedną: interfejs UFG, przez który wykaz umów trafia do systemu TFG bez ręcznego wgrywania plików CSV. Regulamin wymienia też kursy Narodowego Banku Polskiego w rozliczeniach walutowych. Pozostałe integracje cennik umieszcza w części „Na zamówienie”, z wyceną indywidualną.

Program działa w przeglądarce, bez instalowania u biura. Dane można pobrać w zestawieniach XLSX i CSV, w plikach PDF i jako przesłane pliki, a na wniosek producent przygotowuje eksport zbiorczy w 14 dni.

Czego nie robi (stan na 7 października 2026)

Poniżej tylko braki wskazane w cenniku, na stronie głównej albo w Regulaminie, odczytanych 7 października 2026.

• Nie przyjmuje płatności od klientów biura. Regulamin w § 4 zastrzega, że producent nie pośredniczy w płatnościach, a funkcje finansowe służą wyłącznie ewidencji. Faktyczne płatności klientów idą poza programem.
• KSeF-u nie znaleźliśmy w dokumentach. Nie pada w cenniku, w opisie modułów i pytaniach na stronie głównej, w Regulaminie, w umowie powierzenia ani na liście wpisów bloga. W opisie funkcji faktury występują jako skany i dokumenty kosztowe przypisane do wycieczki; wystawiania faktur klientom w wyliczeniu funkcji z § 3 nie ma.
• Automatyczny odczyt faktur jest poza planem Standard. Strona główna pokazuje „Automatyzację dokumentów” wśród modułów, ale cennik stawia odczyt faktur w części „Na zamówienie”, a Regulamin w § 12 zalicza rozpoznawanie dokumentów do dodatków albo Planu Rozszerzonego.
• Własne pola, wzory dokumentów i aneksy do umów tylko na zamówienie. Cennik wycenia je indywidualnie, a Regulamin w § 6b zalicza do Planu Rozszerzonego, bez kwoty. Plan z opiekunem obejmuje według cennika wdrożenie „wzorów dokumentów”.
• Bez aplikacji instalowanej na telefon i bez pracy offline. Regulamin w § 8 wymaga urządzenia z dostępem do internetu i aktualnej przeglądarki. Aplikacji na iOS ani na Androida nie znaleźliśmy w cenniku, na stronie głównej ani w Regulaminie.
• Bez telefonu w planie Standard. W planie Standard wsparcie idzie e-mailem w dni robocze od 7 do 16, z odpowiedzią następnego dnia roboczego. Według § 16 nie obejmuje wprowadzania danych ani doradztwa prawnego, podatkowego i w sprawie obowiązków wobec TFG.
• Test bez wysyłki do UFG i bez plików. W 14-dniowym teście nie ma przechowywania plików przy wycieczce ani przekazywania wykazów przez interfejs UFG; oba działają od planu Standard.

Reszta ograniczeń jest umowna. Organizator sam odpowiada za obowiązki wobec TFG i UFG, a Regulamin w § 4 mówi, że producent ich nie przejmuje. Odpowiedzialność producenta jest ograniczona łącznie do 3 000 zł. Liczbowego poziomu dostępności Regulamin nie gwarantuje, chyba że przewidują go Warunki Indywidualne.

Dla kogo, a kto go przerośnie

Płaci się za każdego aktywnego użytkownika, więc rachunek rośnie z liczbą osób w biurze. Przelicznik redakcji bierze kwoty z 7 października 2026: stawka razy liczba stanowisk, brutto jako netto razy 1,23, rok jako dwanaście opłat miesięcznych, bo stawki rocznej producent nie ma.

Pierwszy próg wypada już w teście: limit to 3 pracowników, więc większe biuro sprawdzi program w niepełnym składzie. Po teście Standard nie ma limitu osób, wycieczek ani e-maili, z zastrzeżeniem rozsądnego użycia z Regulaminu.

Opiekun z telefonem kosztuje 50 zł netto więcej na stanowisko: 150 zł netto miesięcznie przy trzech osobach, 500 zł przy dziesięciu. Dziesięć stanowisk w Standard to 24 000 zł netto rocznie, bez rabatu za płatność z góry.

Przerośnie go biuro, które chce w jednym programie przyjmować płatności klientów, wystawiać faktury w KSeF albo pracować na własnych wzorach dokumentów i polach. Pierwsze Regulamin wyklucza, drugiego w dokumentach nie znaleźliśmy, a trzecie jest na zamówienie bez kwoty.

Alternatywy

Trzy programy dla biur podróży, z kwotami odczytanymi u producentów 7 października 2026; każdy liczy inaczej.

• System rezerwacyjny KSI — 179 zł netto miesięcznie i 499 zł netto jednorazowo za system do 3 stanowisk, kolejne stanowisko 39,99 zł netto miesięcznie; trzy stanowiska w TourFlow Standard to 600 zł netto. Eksport faktur do KSeF jest w KSI dodatkiem za 39 zł netto miesięcznie i 499 zł netto jednorazowo, do 50 faktur miesięcznie.
• Vakanza — „Szablon podstawowy” za 399 zł miesięcznie, jedyny plan z kwotą na stronie cennika; cennik nie oznacza netto ani brutto. Dwa stanowiska w TourFlow Standard kosztują 400 zł netto miesięcznie.
• tfgraport.pl — samo raportowanie do TFG: plan Start 99 zł netto miesięcznie albo 990 zł netto rocznie, do 150 umów w miesiącu; ponad limit 1,99 zł netto za umowę. W TourFlow wysyłka wykazu do UFG mieści się w stanowisku Standard za 200 zł netto miesięcznie.

Co zbudować obok albo zamiast

Gotowiec wystarcza biuru, któremu chodzi o wycieczki grupowe, umowy, wpłaty, kosztorys i wykaz do TFG w jednym miejscu. Własne narzędzie ma sens tam, gdzie proces biura wychodzi poza ten cennik: płatności klientów w programie, faktury w KSeF.

Co musi umieć aplikacja biura podróży, rozpisuje tekst o rezerwacjach, umowach i rozliczeniu grup. Kto już sprzedaje biurom i gdzie jest luka, liczy strona o aplikacji dla biura podróży, a budowę z kimś, kto zna branżę, opisuje dział o partnerstwie.