Medfile — ile kosztuje, co robi i czego nie robi według cennika producenta na wrzesień 2026?

Cennik producenta (stan na 30 września 2026)

Medfile ma cztery plany: Free, Plus, Premium i Business. Kwoty odczytaliśmy 30 września 2026 na stronie cennika producenta i w odpowiedziach kalkulatora, z którego ta strona pobiera ceny po zmianie liczby użytkowników lub okresu płatności. Pod kalkulatorem stoi nota „Cena brutto zwiera 23% VAT”.

Przełącznik nad kafelkami stoi domyślnie na „Płatność roczna” i pokazuje 109 zł brutto miesięcznie obok przekreślonych 119 zł. To stawka przy płatności z góry za rok, z dopiskiem „jednorazowa płatność 1308.00 zł/brutto z VAT”. Przy płatności co miesiąc Plus kosztuje 119 zł brutto.

Dopłata za kolejnego użytkownika — 79 zł w Plus, 89 zł w Premium, 159 zł w Business, brutto miesięcznie — jest taka sama w obu okresach płatności. Kalkulator dolicza ją do kwot brutto, a rabat za rok z góry obejmuje tylko cenę planu.

Przy dodatkach cennik nie oznacza netto ani brutto.

Producentem według Regulaminu i strony „O nas” jest BioStat Sp. z o.o., Rybnik, ul. Kowalczyka 17, KRS 0000351860, NIP 6423125404 — dane zgodne z wykazem podatników VAT sprawdzonym 30 września 2026 (status „Czynny”). Stopka serwisu dopisuje: „Technologię dostarcza Medfile Sp. z o.o.”, pod tym samym adresem.

Regulamin obowiązuje od 28 kwietnia 2020 i opisuje konta Free, Plus i Premium, bez Business. W tabeli trzymamy się cennika, który Regulamin nazywa swoim Załącznikiem nr 1.

Co robi — moduły i integracje

Regulamin kieruje Medfile do podmiotów świadczących usługi zdrowotne, medyczne lub paramedyczne; producent ma też stronę programu dla psychologa. Poniżej moduły organizacji gabinetu z tabeli porównania w cenniku (51 pozycji w ośmiu grupach) i plan, od którego są dostępne.

• Kalendarz i rejestracja — widget rejestracji online na własnej stronie, wizytówka w haloDoctor i Katalogu Gabinetów, synchronizacja z Google Calendar i wyszukiwanie najbliższego wolnego terminu w każdym planie. Wizyty powtarzalne i grupowe od Plus; lista rezerwowa i osobny widget dla każdego specjalisty tylko w Business.
• Dokumentacja — elektroniczna dokumentacja medyczna z połączeniem z platformą P1 w każdym planie, także w Free; własne karty wizyty od Plus. Pozycja „Załącznik”: 5 MB w Free, 200 MB w Plus, 500 MB w Premium i Business. Pojemność bazy: 10, 40, 80 i 200 GB.
• Rachunki, faktury i KSeF — rachunki i faktury od Plus. KSeF w cenie tylko w Business; w Plus i Premium tabela podaje „Zapytaj”. Wpis producenta z 30 marca 2026 wymienia wysyłkę faktur i korekt do KSeF, numer KSeF, statusy dokumentów, raport KSeF i tryb OFFLINE24.
• Kasa i płatności — drukarki fiskalne i terminale oraz płatności online od Premium, z prowizją partnera od 0,8%. Strona integracji wymienia Przelewy24, PayU i eService, a także Novitus, Elzab i Posnet. Wpis z 8 lipca 2026 dodaje rejestr KP/KW i faktury zbiorcze.
• Raporty i rozliczenia — raporty przychodu, kasowe i wizyt oraz rozliczenia personelu z prowizji w każdym planie; własne raporty tylko w Business. Raport księgowości pobiera się jako plik Excel albo w formacie do importu w Comarch ERP Optima.
• SMS — przypomnienia i potwierdzenia wizyt w każdym planie. Limit: 10 SMS w Free, jednorazowo 100 na użytkownika w Plus, 100 na użytkownika miesięcznie w Premium i Business. Wiadomości wysyłane według własnych reguł (Inteligentny SMS) tylko w Business.
• Bezpieczeństwo i RODO — pakiet bezpieczeństwa w każdym planie: weryfikacja dwuetapowa, raport bezpieczeństwa, automatyczne wylogowanie, dziennik aktywności, logowanie tylko z wybranych adresów IP. Dane leżą na serwerach w Unii Europejskiej, a Regulamin (§ 10) zobowiązuje producenta do eksportu dokumentacji w formacie XLS, CSV lub XML.

Grupa „Integracje” w tabeli porównania ma dziewięć pozycji: KSeF, ZnanyLekarz, płatności online, drukarki fiskalne i terminale, badania laboratoryjne, telefonia SuperVoip, Google Analytics, Google Calendar i Badania.pl.

ZnanyLekarz synchronizuje wizyty w obie strony i kosztuje od 19,90 zł za użytkownika miesięcznie w Free do 5,90 zł w Premium (cennik nie oznacza netto ani brutto); w Business jest w cenie.

Program działa w przeglądarce; cennik wymienia aplikację PWA na telefon, strona integracji — aplikację na Androida i iOS. Wsparcie telefoniczne: poniedziałek–piątek 8:00–20:00, sobota 9:00–14:00, we wszystkich planach.

Czego nie robi (stan na 30 września 2026)

Poniżej wyłącznie braki i warunki, które da się wskazać w cenniku, w tabeli porównania albo w Regulaminie, odczytanych 30 września 2026. Czego program nie umie poza tą listą, nie zgadujemy.

• Free nie wystawia rachunków ani faktur. W tabeli porównania przy Free rachunki i faktury, wizyty powtarzalne i grupowe oraz własne karty wizyty mają znak „nie”. Plan mieści jednego użytkownika, 40 wizyt miesięcznie i 10 SMS-ów.
• KSeF w cenie tylko w Business. W Free go nie ma, a w Plus i Premium tabela zamiast kwoty podaje „Zapytaj”. Business kosztuje 299 zł brutto miesięcznie plus 159 zł za każdego kolejnego użytkownika.
• Kasa, płatności online i wizyty online dopiero od Premium. Plus za 119 zł brutto miesięcznie nie ma w tabeli drukarek fiskalnych, terminali, płatności online, telemedycyny, magazynu ani formularzy online dla pacjenta (MedSign).
• Pozycje bez kwoty. Medfile API ma „Wycena indywidualna” w każdym planie, szkolenie stacjonarne „Zapytaj”, usługi promowane „% od wizyty” bez stawki. Kalkulator przy 20 i więcej użytkownikach pokazuje „zapytaj o cenę”.
• Umowy rocznej nie rozwiąże się przed końcem. Regulamin (§ 5) zawiera ją na 12 miesięcy bez wcześniejszego rozwiązania i przedłuża automatycznie, jeśli nie wypowie się jej najpóźniej 30 dni przed końcem.
• Free tylko ze zgodą na reklamy. Regulamin (§ 4 pkt 4) udostępnia bezpłatny plan wyłącznie temu, kto zgadza się otrzymywać przez program komunikaty handlowe i reklamowe.
• Okres testowy tylko na danych fikcyjnych. Regulamin (§ 3 pkt 4) zakazuje wpisywania w teście danych osobowych, w tym danych pacjentów.
• Obowiązek dokumentacji zostaje przy gabinecie. Regulamin (§ 7 pkt 2) przypisuje usługobiorcy wyłączną odpowiedzialność za prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji medycznej zgodnie z przepisami.

Dla kogo, a kto go przerośnie

Płatny plan obejmuje jedną osobę, każda kolejna to stała dopłata. Przelicznik redakcji liczy kwoty brutto z cennika z 30 września 2026; te same sumy zwraca kalkulator producenta.

Rachunek: cena planu plus dopłata razy liczba osób poza pierwszą. Plus dla trzech osób to 119 zł plus 2 × 79 zł, czyli 277 zł brutto miesięcznie, 225,20 zł netto. Dla dziesięciu to 119 zł plus 9 × 79 zł, czyli 830 zł brutto miesięcznie — 83 zł na osobę.

Rabat za rok z góry to 10 zł brutto miesięcznie w Plus, 15 zł w Premium i 24,90 zł w Business. Rocznie daje to 120 zł, 180 zł i 298,80 zł, niezależnie od liczby osób. Szyld „-8.4%” zgadza się więc tylko przy jednym użytkowniku; przy dziesięciu w Plus rok z góry oszczędza 1,2%.

Free kończy się na 40 wizytach, czyli dziesięciu tygodniowo przy czterech tygodniach w miesiącu. Kasa i płatności online to Premium, droższy od Plus o 60 zł brutto miesięcznie przy jednej osobie i o 150 zł przy dziesięciu. KSeF w cenie to Business: 1 730 zł brutto miesięcznie przy dziesięciu osobach.

Przerośnie go ośrodek z 20 i więcej użytkownikami, bo kalkulator nie podaje już kwoty. Umowa roczna wiąże na 12 miesięcy, więc gabinet niepewny liczby osób płaci miesięcznie — w Plus 120 zł brutto rocznie więcej.

Alternatywy

Kwoty odczytano u producentów 30 września 2026; porównanie liczy Medfile Plus przy płatności miesięcznej.

• DobryGabinet — program dla gabinetów terapeutycznych: Mały ośrodek do 4 terapeutów za 279 zł brutto miesięcznie, 2 zł więcej niż Medfile Plus dla trzech osób. Przy dziesięciu osobach Duży ośrodek kosztuje 699 zł brutto miesięcznie, 131 zł mniej niż Plus.
• Theraplo — Free za 0 zł do 4 pracowników, Standard 59 zł netto za pracownika miesięcznie. Standard przy trzech osobach to 177 zł netto miesięcznie, o 48,20 zł mniej niż Medfile Plus w przeliczeniu redakcji na netto.
• Calendesk — system rezerwacji dla firm usługowych: plan Standard z 5 kontami pracowników za 197 zł netto miesięcznie. Pięć osób w Medfile Plus to 435 zł brutto miesięcznie, czyli 353,66 zł netto.

Co zbudować obok albo zamiast

Gotowiec wystarcza, dopóki gabinet potrzebuje kalendarza, przypomnień SMS, elektronicznej dokumentacji i faktur — Medfile Plus robi to za 119 zł brutto miesięcznie dla jednej osoby, z limitem 100 SMS na użytkownika jednorazowo. Własne narzędzie ma sens tam, gdzie proces gabinetu nie mieści się w pozycjach tego cennika.

Luki widać w samych dokumentach: tabela porównania nie ma pozycji o superwizji, a Regulamin kieruje program w szczególności do przychodni, lekarzy, pielęgniarek i innych specjalistów. Co musi umieć aplikacja dla gabinetu, rozpisuje tekst o kalendarzu, dokumentacji i rozliczeniach gabinetu psychologa.

Kto już sprzedaje gabinetom i gdzie jest luka, liczy strona o aplikacji dla gabinetu psychologa i psychoterapeuty. Jak wygląda budowa z kimś, kto zna branżę od środka, opisuje dział o partnerstwie.