Pro Virtus Księgowość SM/WM — ile kosztuje, co robi i czego nie robi według cennika producenta na wrzesień 2026?

Cennik producenta (stan na 30 września 2026)

Pro Virtus Księgowość SM/WM sprzedaje producent Pro Virtus z Lublina, a cennik stoi na jego stronie provirtus.pl; odczyt 30 września 2026. Program w wersji 18 to „licencja bezterminowa” płacona raz, bez abonamentu. Pod tabelami producent dopisuje: „Wszystkie ceny netto w złotych”.

Cennik ma dwie wersje licencji. Zarządca płaci za stanowisko i osobno za każdą wspólnotę według jej wielkości. Spółdzielnia albo wspólnota z własną ewidencją płaci tylko za stanowisko, w progach liczby lokali. Portal dla właścicieli, Internetowa Kartoteka Mieszkańca, ma osobny abonament.

Progi trzech cenników producenta zestawia tabela poniżej. Kwota kartoteki dotyczy miesiąca, ale opłaty wnosi się za okresy roczne.

Brutto to netto razy 1,23: stanowisko za 2 098 zł netto kosztuje 2 580,54 zł brutto. Stawkę 23 % VAT podaje strona przedstawiciela; producent pisze tylko, że ceny są netto. Licencja dla użytkownika usług terminalowych kosztuje tyle samo co stanowisko komputerowe.

Te same kwoty podaje przedstawiciel wymieniony przez producenta: Przedsiębiorstwo Informatyczne LS z Bydgoszczy, NIP 9670927608, strona programy.nieruchomosci.pl. Jego cennik nie pisze jednak o licencji bezterminowej ani o rocznym płaceniu za kartotekę, a moduł Sprawozdania KRS pokazuje za 898 zł netto. U producenta ten wiersz jest ukryty.

Producent podpisuje się w stopce „Pro Virtus”, a na stronie kontaktu podaje adres w Lublinie przy ulicy Startowej 12/46. Pod tym adresem wykaz podatników VAT ma czynnego podatnika prowadzącego działalność jako osoba fizyczna: NIP 5631262278, REGON 432330830, rejestracja 13 marca 2002. Producent pisze, że od 1996 roku dostarcza rozwiązania dla sektora zarządzania nieruchomościami.

Co robi — moduły i integracje

Producent sprzedaje jeden program: wszystkie funkcje są „oferowane w całości w wersji z ewidencją księgową”, bez planów i pakietów. Osobno płatne są tylko portal mieszkańca i moduł sprawozdań do KRS. Opis poniżej pochodzi ze stron modułów i z opisów zmian wersji 17 i 18.

• Zasoby i naliczenia — osiedla, budynki i lokale, składniki opłat w zestawach, właściciele i płatnicy z okresami posiadania; automatyczne naliczenia i faktury VAT.
• Rozliczenia mediów — liczniki, podzielniki kosztów CO, lokale nieopomiarowane ryczałtem albo średnim zużyciem, klucze podziału od powierzchni, udziału, liczby osób lub zużycia; od 17.0.7 import odczytów radiowych Apator Inkasent PC4.
• Rozrachunki — należność główna i odsetki, noty odsetkowe, wezwania do zapłaty i potwierdzenia sald; od wersji 17.0.11 wysyłane e-mailem, od 17.0.28 z kodem QR do płatności w mobilnej aplikacji bankowej.
• Płatności masowe i kasa — konta wirtualne z automatycznym księgowaniem wyciągów na konta właścicieli; kasy z dokumentami KP i KW.
• Księgowość — pełna na planie kont z 10 poziomami analityki albo pozaksięgowa ewidencja kosztów dla wspólnot; rejestry VAT i pliki JPK_VAT, od wersji 18.0.4 JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), od 18.0.0 ewidencja środków trwałych.
• KSeF — tylko w wersji 18: pobieranie faktur od 18.0.0, wysyłka faktur czynszowych i sprzedaży od 18.0.6, wysyłka w wersji produkcyjnej odblokowana w 18.0.9. Od 18.0.14 program przesyła do 20 faktur naraz i pilnuje limitu 180 faktur na godzinę.
• Dział techniczny i biuro — usterki z przydziałem wykonawców, remonty i przeglądy, instalacje z terminami przeglądów, od 17.0.11 świadectwa energetyczne; rejestry umów, dziennik korespondencji, dział członkowski, magazyn i sprzedaż.
• Komunikacja — e-mail przez wbudowany klient poczty wychodzącej, dokumenty czynszowe e-mailem dla właścicieli, którzy wybrali tę formę; SMS o saldzie i zaległościach przez interfejs E-mail to SMS serwisu smsapi.pl.
• Internetowa Kartoteka Mieszkańca — właściciel widzi saldo, naliczenia, rozliczenia mediów, numery rachunków i dokumenty wspólnoty oraz głosuje nad uchwałami; od 17.0.15 może też głosować z wiadomości e-mail bez logowania.
• Bezpieczeństwo i wydruki — kopie danych, uprawnienia do 56 funkcji programu; wydruki do PDF, XLS, DOC i RTF.

Integracji wymienionych z nazwy jest siedem: KSeF, SMSAPI, baza REGON do pobierania danych kontrahenta, Apator Inkasent PC4 oraz formaty wyciągów z Banku Pocztowego, BNP Paribas i WBS Chełm z opisów wersji 17. Opisy wersji 15 i 16 dokładają banki Pekao, Santander, Getin Bank, BS Olecko i BS Wisznice.

Program działa na komputerach z Windows 10 lub 11 w wersji 64-bitowej i z serwerem Microsoft SQL Server albo jego bezpłatną edycją Express. Strona pobierania wersji 18 wymaga SQL Server 2022. Najnowsza aktualizacja, 18.0.19, nosi datę 11 lipca 2026.

Czego nie robi (stan na 30 września 2026)

Wyłącznie braki, które da się wskazać w cenniku, na stronach modułów albo w opisach wersji.

• Cennik nie podaje ceny przejścia na nową wersję. Strona wersji 18 odsyła posiadacza wersji 17 lub starszej do sprzedawcy po wersję 18 i plik rejestracyjny; bez pliku aktualizacji nie wolno instalować. Kwoty w cenniku nie ma, a KSeF jest dopiero w wersji 18.
• Bezpłatna pomoc tylko dla aktualnej wersji. Dla starszej cennik daje 12 miesięcy od publikacji nowej wersji; strona serwisu liczy 12 miesięcy „od zakupu ostatniej aktualizacji”.
• Kartoteki mieszkańca nie opłaci się co miesiąc. Cennik podaje kwoty za miesiąc, ale dopisuje: „Opłaty wnoszone są za okresy roczne”.
• Tylko Windows. Producent opisuje program na Windows 10 i 11; wersji w przeglądarce ani aplikacji dla pracowników biura nie wymienia. Do pracy zdalnej cennik opisuje usługi terminalowe, z licencją za 2 098 zł netto na każdego użytkownika.
• SMS-y poza cennikiem. Wysyłka idzie przez smsapi.pl, a cennik Pro Virtus kosztu wiadomości nie podaje.
• Kartoteka bez płatności i zgłoszeń. Lista funkcji kartoteki nie wymienia płatności online ani zgłaszania usterek przez mieszkańca; usterki rejestruje biuro w dziale technicznym.
• Brak kwoty dla wspólnoty ponad 2 000 lokali. W wersji dla zarządców dopłata za taką wspólnotę jest do negocjacji.

Dla kogo, a kto go przerośnie

Zarządca płaci za stanowisko, za każdą wspólnotę według jej wielkości i — jeśli chce portal dla właścicieli — rocznie za kartotekę od sumy lokali. Przelicznik redakcji poniżej, z założeniami podanymi osobno.

• ZAŁOŻENIE 1: jedno stanowisko; każde kolejne dokłada 2 098 zł netto.
• ZAŁOŻENIE 2: dopłata za wspólnotę jest jednorazowa jak licencja. Cennik nie podaje przy niej okresu, a przypis nazywa ją zakupem „licencji na prowadzenie wielu ewidencji”.
• ZAŁOŻENIE 3: kartoteka to stawka miesięczna razy 12, płacona za rok, w progu według faktycznej liczby lokali; cennik liczy „licencjonowaną” liczbę lokali i nie pisze, czy przy dopłatach to górne granice progów wspólnot. Brutto to netto razy 1,23.

Dla 200 lokali w pięciu wspólnotach: 2 098 zł plus pięć razy 299 zł to 3 593 zł netto. Ten portfel w dziesięciu wspólnotach po 20 lokali kosztuje 4 088 zł netto, o 495 zł więcej: dopłata idzie od każdej wspólnoty. Według założeń od drugiego roku zostaje kartoteka i nowa wersja bez ceny w cenniku.

Wspólnota albo spółdzielnia prowadząca ewidencję sama kupuje wersję bez dopłat: 2 198 zł netto jednorazowo za stanowisko przy 50 lokalach, 2 298 zł przy 200 i 2 398 zł przy 500. Przerośnie go biuro, które chce, żeby mieszkańcy płacili i zgłaszali usterki w portalu, albo pracuje poza Windows — tego opis producenta nie wymienia.

Alternatywy

Trzy inne programy dla zarządcy, kwoty odczytane u producentów 30 września 2026; porównanie dla portfela 200 lokali.

• MMSoft Lokale — też licencja bezterminowa, liczona od obiektów rozliczeniowych i stanowisk, nie od liczby wspólnot: 3 330 zł netto jednorazowo przy 151–200 obiektach i jednym stanowisku, o 263 zł mniej niż Pro Virtus przy pięciu wspólnotach. Po trzech miesiącach producent proponuje umowę serwisową bez kwoty w cenniku.
• Weles3 — abonament 1,60 zł netto za lokal miesięcznie dla zarządcy, liczony od co najmniej 200 lokali: 320 zł netto miesięcznie, 3 840 zł netto za rok. To o 247 zł więcej niż licencja Pro Virtus z dopłatami dla tego portfela, liczona jednorazowo jak w założeniu 2.
• Wirtos.pl — abonament od sumy lokali wszystkich wspólnot: 79,99 zł netto miesięcznie do 250 lokali, czyli 959,88 zł netto za rok. Cztery lata to 3 839,52 zł netto, o 246,52 zł więcej niż licencja Pro Virtus z dopłatami bez kartoteki (założenie 2).

Co zbudować obok albo zamiast

Gotowiec wystarcza, gdy biuro pracuje na Windows, prowadzi księgowość wspólnot, rozlicza media i wysyła wezwania, a właścicielowi wystarczy wgląd w saldo i głosowanie. Pro Virtus robi to za licencję płaconą raz i roczną opłatę za kartotekę.

Własne narzędzie ma sens tam, gdzie proces biura wychodzi poza opis producenta: mieszkaniec zgłasza usterkę z telefonu i widzi jej status, płaci w portalu, a technik zamyka zlecenie w terenie. Co musi umieć taka aplikacja, rozpisuje tekst o wspólnotach, opłatach i zgłoszeniach.

Kto już sprzedaje zarządcom i gdzie jest luka, pokazuje strona o aplikacji dla zarządcy nieruchomości. Jak wygląda budowa z kimś, kto zna branżę od środka, opisuje Z wiedzy o branży w aplikację.