Weles3 — ile kosztuje, co robi i czego nie robi według cennika producenta na wrzesień 2026?

Cennik producenta (stan na 30 września 2026)

Producent publikuje jeden cennik dla dwóch programów: Weles3 do księgowości i administracji wspólnot oraz Weles3.pro do zadań na nieruchomościach. Każda stawka abonamentu ma dopisek „netto” i jednostkę miesięczną, bez przełącznika okresu i ceny rocznej; odczyt 30 września 2026.

Weles3 ma dwie licencje na ten sam program, różniące się płatnikiem. W licencji dla zarządcy płatnikiem abonamentu i właścicielem danych jest zarządca. W licencji dla wspólnoty płaci wspólnota i do niej należą dane, a jej lokale nie wliczają się do abonamentu zarządcy.

W cenie licencji Weles3 cennik wymienia: wszystkie funkcje bez limitu stanowisk i pracowników, dostęp online dla mieszkańców, wsparcie mailowe bez limitu zapytań, wszystkie aktualizacje, pomoc i szkolenie przy wdrożeniu oraz założenie nieruchomości w systemie na podstawie dostarczonych danych.

Warunki opłat zapisuje wzór umowy dla zarządcy, podlinkowany z cennika. Abonament biegnie od dnia wprowadzenia pierwszego lokalu, jeśli jego ewidencja lub przesłanie danych lokali nastąpi w ciągu 14 dni od zawarcia umowy, a w przeciwnym razie od dnia zawarcia. Lokalem w rozumieniu umowy jest też lokal usługowy, pożytek i garaż.

Stawka zmienia się według skumulowanego współczynnika inflacji GUS, nie częściej niż raz na 12 miesięcy, a w pierwszych 12 miesiącach umowy producent nie może jej zmienić. Wzoru umowy dla wspólnoty na stronie cennika nie ma: odnośnik „Szablon umowy Weles3 dla nieruchomości” 30 września 2026 nie prowadził do pliku.

Obok programu cennik podaje orientacyjne ceny usługi księgowej dla klientów Weles3: 199 zł netto miesięcznie za zakres podstawowy przy 10 lokalach, 399 zł za rozszerzony przy 20 i 999 zł za pełny przy 50 lokalach.

Producent: Weles sp. z o.o. sp. k., Józefosław, ul. Normandii 3F, NIP 1231399770, KRS 0000782503 — dane ze stopki strony i wzoru umowy.

Ten sam NIP i numer KRS stoją w wykazie podatników VAT sprawdzonym 30 września 2026, ze statusem „Czynny” i numerem REGON 380300294.

Co robi — moduły i integracje

Producent sprzedaje Weles3 jako jedną całość, która „nie jest podzielona na moduły”, a cennik nie dzieli funkcji między licencje. Zakres opisujemy z dokumentacji producenta: 30 września 2026 ma ona 238 instrukcji w trzech działach — administracyjnym, księgowym i ogólnym.

• Naliczenia i rozliczenia — stawki i algorytmy naliczeń, korekty, rozliczenia kosztów i liczników, prognozy liczników. Odczyty liczników wpisuje się ręcznie albo importuje z arkusza w pięciu kolumnach.
• Księgowość — plan kont, księgowanie wyciągów i faktur kosztowych, odsetki, zamknięcie roku, plik JPK_V7, plik XML do deklaracji CIT-8 oraz sprawozdanie finansowe przygotowane w aplikacji Ministerstwa Finansów.
• KSeF 2.0 — wysyłka faktur sprzedażowych przy księgowaniu należności i odbiór faktur kosztowych. Wysyłka jest ustawiona domyślnie od 2026-04, z możliwością przesunięcia najpóźniej do 2027-01.
• Bank — import wyciągów z pliku, płatności masowe na rachunki indywidualne właścicieli, eksport pliku przelewów za faktury kontrahentów do systemu bankowego i automatyczne pobieranie operacji przez Easy Check z 10 banków.
• Portal właściciela ToMojDom.pl — saldo i naliczenia lokalu, płatności online przez Przelewy24, głosowanie uchwał, ankiety, forum i informacje o zebraniach.
• Komunikacja — e-mail, SMS po 0,15 zł netto, powiadomienia push, listy papierowe przez Envelo Poczty Polskiej oraz infolinia dla właścicieli pod numerem 22 19 366, na osobnej, płatnej umowie.
• Administracja — zgłoszenia od właścicieli i zadania zespołu, ewidencja ubezpieczeń wspólnot z datą końca polisy, obieg i akceptacja dokumentów, baza testowa na kopii rzeczywistych danych.

Integracji nazwanych w dokumentacji jest sześć: KSeF, Przelewy24 (PayPro S.A.), Easy Check (dostawca usługi dostępu do informacji o rachunku), Envelo Poczty Polskiej, Dysk Google i Gmail. Automatyczne wyciągi obejmują PKO BP z Inteligo, Pekao, mBank, Santander, Millennium, ING, Alior, BNP Paribas, Getin Noble i Credit Agricole.

Instrukcja płatności online pisze: „Za płatność właściciela, zyskują Państwo rabat 0,10 zł/netto/miesiąc, który obniża Państwa abonament”. Nie precyzuje, czy rabat liczy się od płatności, czy od właściciela, więc przelicznik go pomija.

Weles3.pro to osobny program do zadań: przeglądy, awarie, remonty, oferty, faktury i umowy według pilności. Kontrahent i zarząd odpowiadają na mail z systemu, a odpowiedź zapisuje się w zadaniu.

Czego nie robi (stan na 30 września 2026)

Poniżej wyłącznie ograniczenia zapisane w cenniku, we wzorze umowy dla zarządcy albo w dokumentacji producenta.

• Nie przechowuje skanów u siebie. Elektroniczny obieg dokumentów „wykorzystuje zewnętrzną usługę Google Drive” i wymaga konta Google. Darmowe konto producent zaleca tylko do wypróbowania funkcji, bo ma limit miejsca na dysku.
• Nie prowadzi zebrania online. Funkcja zebrań pokazuje właścicielom termin i link, a „samo zebranie online należy zrealizować na platformie zewnętrznego dostawcy”.
• Brak własnej aplikacji mobilnej w dokumentach. Wzór umowy opisuje Weles3 jako program „udostępniany jako strona internetowa”, a strona programu — jako dostępny z telefonu przez przeglądarkę. Do skanowania dokumentów telefonem dokumentacja odsyła do aplikacji Dysk Google.
• SMS tylko na numery krajowe. Usługa „obejmuje tylko krajowe numery GSM”, a wiadomości wychodzą w sesjach co 15 minut, mniej więcej między 9:00 a 18:00.
• Automatyczne wyciągi pomijają rachunki indywidualne. Przy płatnościach masowych wpłaty na rachunki indywidualne trzeba pobrać i zaimportować klasycznie, a zgoda na dostęp do banku wygasa po 180 dniach.
• Bez połączenia z testową wersją KSeF. „Weles 3 nie posiada połączenia do wersji testowej KSeF” — próby idą w wersji przedprodukcyjnej. Do KSeF trafiają tylko dokumenty o nazwie Faktura VAT z NIP-em nabywcy.
• Bez kwoty w cenniku: obiekty komercyjne, niższa stawka dla zarządcy powyżej 200 lokali, niższa opłata instalacyjna przy wielu nieruchomościach naraz i infolinia dla właścicieli.

Ograniczenia umowne ze wzoru dla zarządcy: umowy nie można wypowiedzieć przed upływem 12 miesięcy od zawarcia, a okres wypowiedzenia klienta to 2 miesiące, w formie pisemnej. Po jego upływie producent usuwa dane; pobranie kopii archiwalnej bazy należy do klienta, a kopie zapasowe producent trzyma najwyżej 3 miesiące.

Gwarancja dostępności to 95 procent czasu w miesiącu, a przy jej niedotrzymaniu klient może żądać proporcjonalnego obniżenia abonamentu. Odpowiedzialność producenta za szkody kończy się na opłatach abonamentowych z ostatnich 3 miesięcy. Przy zaległości ponad dwukrotność abonamentu producent może zablokować dostęp.

Dla kogo, a kto go przerośnie

Przelicznik redakcji z dwóch stawek cennika: 1,60 zł netto za lokal dla zarządcy, od co najmniej 200 lokali, i 2,10 zł netto dla wspólnoty, od co najmniej 20. Brutto to netto razy 1,23. Kwoty nie obejmują opłaty instalacyjnej ani SMS-ów.

Kolumny wspólnot zakładają, że każda wspólnota ma co najmniej 20 lokali i płaci swoją licencję osobno. Rok to dwanaście miesięcznych opłat.

Minimum 200 lokali wyznacza próg. Portfel z 50 lokalami płaci 320 zł netto miesięcznie, czyli 6,40 zł za lokal — cztery razy więcej niż stawka z cennika. Od 200 lokali stawka 1,60 zł działa w pełni, a powyżej producent zapowiada niższą, bez kwoty w cenniku.

Licencje wspólnot kosztują mniej niż minimum licencji zarządcy, dopóki wspólnoty w portfelu mają razem do 152 lokali: 152 razy 2,10 zł to 319,20 zł netto miesięcznie, a 153 lokale to już 321,30 zł. Płaci wtedy jednak każda wspólnota, która staje się też właścicielem danych.

Pierwszy rok jednej wspólnoty z 50 lokalami na własnej licencji to 1 260 zł netto abonamentu plus 250–500 zł opłaty instalacyjnej, razem 1 510–1 760 zł, jeśli instalacja jest netto, jak we wzorze umowy dla zarządcy. Umowa zarządcy wiąże na 12 miesięcy, więc 3 840 zł netto to jego najniższy koszt pierwszego roku bez instalacji.

Weles3.pro liczy od nieruchomości: 10 nieruchomości to 49,90 zł netto miesięcznie, 40 — 199,60 zł, a pierwsze 3 miesiące są bezpłatne. Dla obiektów komercyjnych cennik Weles3 nie podaje stawki: cenę producent ustala indywidualnie.

Alternatywy

Trzy inne programy dla zarządców i wspólnot; kwoty odczytane u producentów 30 września 2026. Różnicę podajemy przy tej samej liczbie lokali.

• Wirtos.pl — 24,99 zł netto miesięcznie za pakiet Podstawowy na 50 lokali mieszkalnych i 79,99 zł netto do 250 lokali, sumowanych ze wszystkich wspólnot konta. Weles3 w licencji zarządcy przy 250 lokalach to 400 zł netto miesięcznie.
• eMieszkaniec — dla wspólnoty 499 zł netto za rok płatny z góry, do 20 lokali i miejsc postojowych, a 1 399 zł powyżej 100. Weles3 w licencji wspólnoty z 20 lokalami to 42 zł netto miesięcznie, czyli 504 zł za rok.
• MMSoft Lokale — licencja bezterminowa, jednorazowo 5 240 zł netto za 201–500 obiektów rozliczeniowych przy jednym stanowisku. Tyle kosztuje 6,55 miesiąca Weles3 w licencji zarządcy z 500 lokalami, czyli po 800 zł netto.

Co zbudować obok albo zamiast

Gotowiec wystarcza, gdy zarządca potrzebuje naliczeń, księgowości wspólnot, KSeF, importu wyciągów i portalu dla właścicieli — Weles3 robi to od 320 zł netto miesięcznie przy 200 lokalach. Własne narzędzie ma sens dla procesu, którego ani cennik, ani dokumentacja nie nazywają.

Przykład z samej dokumentacji: w spisie 238 instrukcji Weles3 nie ma pozycji o przeglądach budynku, protokołach ani książce obiektu c-KOB — instrukcja zgłoszeń proponuje tylko etykietę „Przeglądy”, a przeglądy jako zadania prowadzi osobny Weles3.pro. Co musi umieć aplikacja dla zarządcy, rozpisuje tekst o wspólnotach, opłatach i zgłoszeniach.

Kto już sprzedaje zarządcom i gdzie jest luka, liczy strona o aplikacji dla zarządcy nieruchomości. Jak wygląda budowa z kimś, kto zna branżę od środka, opisuje Z wiedzy o branży w aplikację.