Subiekt 123 — ile kosztuje, co robi i czego nie robi według cennika producenta na wrzesień 2026?

Cennik producenta (stan na 30 września 2026)

Subiekt 123 to program InsERT do faktur, sprzedaży i magazynu, działający w przeglądarce. Kupuje się licencję na 1, 3 albo 12 miesięcy. Regulamin nazywa to okresem abonamentowym, ale przedłużenie wymaga zakupu kolejnego okresu w serwisie Konto InsERT (§4 pkt 23). Kwoty poniżej odczytaliśmy 30 września 2026.

Strona cennika nie ma przełącznika miesięcznie–rocznie. Każdy okres ma własną kartę z kwotą za cały okres i dopiskiem „zł netto”. Sklep InsERT opisuje licencję na 12 miesięcy jako pakiet podstawowy za 199,00 zł netto i 244,77 zł brutto, przy stawce VAT 23 procent.

Roczna licencja kosztuje tyle, co dziesięć miesięcznych: 199,00 zł netto wobec 10 × 19,90 zł. Ta sama proporcja obowiązuje w każdym module — 189,00, 99,00 i 59,00 zł netto za rok. W rachunku redakcji rok z góry oszczędza więc dwa miesiące, czyli 39,80 zł netto w samym pakiecie podstawowym.

Strona modułu Fiskalizacja podaje 5,89 zł netto za miesiąc i 59,90 zł za 12 miesięcy, a cennik i sklep InsERT z tego samego dnia — 5,90 zł i 59,00 zł. W tabeli trzymamy się cennika.

Producentem jest InsERT S.A. z Wrocławia, ul. Jerzmanowska 2, KRS 0000306888, NIP 898-19-45-134 — dane z Regulaminu w wersji z 15 stycznia 2026. Ten sam numer i adres, ze statusem czynnego podatnika VAT, stoją w wykazie podatników VAT sprawdzonym 30 września 2026.

Co robi — moduły i integracje

Producent opisuje 11 funkcji pakietu podstawowego i trzy płatne moduły (strona funkcji, strony modułów, strona KSeF i e-Pomoc InsERT, odczyt 30 września 2026).

• Faktury i paragony — korekty, PDF wysyłany do klienta, odwrotne obciążenie, faktury cykliczne wystawiane i wysyłane automatycznie, dokumenty w walucie przy WNT i eksporcie, faktury polsko-angielskie i polsko-niemieckie. W pakiecie podstawowym.
• Kartoteki klientów i towarów — dane firmy pobierane z bazy GUS, numer konta, termin płatności, wysokość przyznanego rabatu; towary i usługi w grupach. W pakiecie podstawowym.
• Zestawienia i JPK — sprzedaż w okresie, według klientów i według produktów, płatności nierozliczone, eksport do CSV i PDF; pliki JPK_VAT i JPK_FA. W pakiecie podstawowym.
• KSeF — wysyłka e-faktur, pobieranie faktur zakupu i UPO, sprawdzenie dokumentu ze wzorem Ministerstwa Finansów i rachunku kontrahenta w wykazie podatników, faktury marża. Role i uprawnienia pracowników do KSeF tylko z modułem Użytkownik+.
• Magazyn (moduł) — przyjęcie zewnętrzne powiązane z fakturą zakupu, wydanie zewnętrzne z fakturą albo paragonem, przychód i rozchód wewnętrzny, stan ostrzegawczy, ruch towaru, inwentaryzacja i remanent na wybrany dzień. Pierwszy miesiąc modułu bezpłatnie przy licencji indywidualnej.
• Fiskalizacja (moduł) — druk paragonów na drukarce fiskalnej przez program Serwer Urządzeń Zewnętrznych, instalowany na komputerze z Windows 10 lub nowszym.
• Użytkownik+ (moduł) — trzech dodatkowych pracowników tej samej firmy, każdy na własnym Koncie InsERT, więc widać, kto wystawił dokument.

Integracje nazwane przez producenta to KSeF, baza GUS, wykaz podatników VAT oraz programy księgowe InsERT nexo: Rachmistrz i Rewizor. Biuro pracujące w Rachmistrzu lub Rewizorze GT może udostępnić Subiekta 123 klientom na licencji specjalnej, ale wymianę dokumentów z programami księgowymi strona oferty dla biur opisuje tylko dla linii nexo.

Lista drukarek fiskalnych w e-Pomocy InsERT, zmieniona 26 czerwca 2026, ma 68 pozycji od 11 nazw producentów, między innymi Elzab, Novitus i Posnet. Regulamin opisuje też API Subiekta 123 dla aplikacji zewnętrznych, ale korzystanie z niego wymaga osobnej subskrypcji na zasadach odrębnego regulaminu (§5 pkt 4).

Czego nie robi (stan na 30 września 2026)

Każdy punkt wskazuje miejsce w cenniku, Regulaminie albo e-Pomocy producenta, odczytanych 30 września 2026.

• Nie wycenia piątej osoby. Podstawowa licencja pozwala według e-Pomocy na jednego użytkownika, a Użytkownik+ dodaje trzech. Innej pozycji na kolejne konta cennik nie ma, więc zespół większy niż cztery osoby nie mieści się w żadnym zestawie z cennika.
• Ma limit dokumentów KSeF. Wysyłka i odbiór są bezpłatne do 850 dokumentów w licencji miesięcznej, 2 500 w kwartalnej i 10 000 w rocznej; niewykorzystana reszta przepada. Po przekroczeniu Regulamin (§6 pkt 7) odsyła do producenta i opłaty według cennika — tej kwoty na stronie cennika nie znaleźliśmy.
• Dokumentacja opisuje jeden magazyn. Zbiór 19 tematów e-Pomocy o module Magazyn obejmuje przyjęcia, wydania, inwentaryzację, remanent oraz zmianę nazwy i symbolu magazynu. Drugiego magazynu ani przesunięć między magazynami w nim nie ma.
• Nie ma w opisie zamówień ani cenników dla odbiorców. Lista 11 funkcji i opis modułu Magazyn nie wymieniają zamówień od klientów ani cenników przypisanych do odbiorców. Kartoteka klienta przechowuje wysokość przyznanego rabatu.
• Fiskalizacja nie działa bez Windows. Moduł wymaga Serwera Urządzeń Zewnętrznych na komputerze z Windows 10 lub nowszym (e-Pomoc zmieniona 19 grudnia 2025, Regulamin §14 pkt 2).
• Producent nie wymienia aplikacji na telefon. Strona główna mówi o logowaniu na dowolnym urządzeniu, ale Regulamin w §14 pkt 1 jako wymaganie techniczne podaje komputer z najnowszą przeglądarką Edge, Firefox, Google Chrome lub Opera.

Trzy ograniczenia są umowne. Wypowiedzenie przed końcem okresu nie daje zwrotu (§11 pkt 2), a z dokupionego modułu nie można zrezygnować w trakcie licencji (§4 pkt 18). Producent może zmienić cennik, powiadamiając o tym 3 dni wcześniej (§4 pkt 29).

Dla kogo, a kto go przerośnie

Subiekt 123 nie liczy stawki za osobę. Płaci się za licencję firmy i za moduły, więc przelicznik redakcji pokazuje cztery zestawy z cennika, każdy kupiony na 12 miesięcy na trzy sposoby: dwanaście licencji miesięcznych, cztery kwartalne albo jedna roczna.

Rachunek: suma kwot z cennika razy liczba zakupów w roku. Jedna osoba z magazynem płaci 38,80 zł netto miesięcznie przy licencjach miesięcznych albo 388,00 zł netto za rok. Trzy osoby z magazynem potrzebują też modułu Użytkownik+: 48,70 zł netto miesięcznie albo 487,00 zł netto za rok. Dziesięciu osób cennik nie wycenia.

Drugi próg to KSeF. Limit roczny 10 000 dokumentów daje w przeliczeniu redakcji około 833 dokumentów miesięcznie, czyli mniej niż 850 w licencji miesięcznej. Limit liczy dokumenty wysłane i odebrane razem: hurtownia, która w miesiącu wystawia 600 faktur i odbiera 300, przekracza go już w licencji miesięcznej.

Przerasta go więc firma z piątą osobą, większym ruchem w KSeF albo kilkoma magazynami, których dokumentacja nie opisuje.

Alternatywy

Cztery inne programy z tego serwisu dla firmy handlowej, każdy z innym modelem opłaty.

• Subiekt nexo PRO — sklep InsERT podaje 1 535,00 zł netto (1 888,05 zł brutto) jednorazowo za licencję elektroniczną na jedno stanowisko; opis wymienia fakturę sprzedaży z wielu magazynów i cenniki przypisane do klientów (odczyt 30 września 2026).
• Comarch ERP XT, dziś pod nazwą Comarch Betterfly — kalkulator cennika liczy plan eFaktury Plus z opcją Magazyn na 479,88 zł netto za rok, o 91,88 zł więcej niż Subiekt 123 z magazynem (odczyt 30 września 2026).
• WAPRO Mag — licencja 365 START za 279,00 zł netto na 365 dni: jedno stanowisko, jeden magazyn i jeden użytkownik; kilka magazynów i użytkowników od wariantu 365 BIZNES za 799,00 zł netto na 365 dni za stanowisko (cennik obowiązujący od 16 września 2026).
• iFirma — fakturowanie za 0 zł netto do trzech faktur miesięcznie; magazyn dla podatników VAT jest w Księgowości online za 49 zł netto miesięcznie przy płatności za rok, razem z księgowością (odczyt 16 września 2026).

Co zbudować obok albo zamiast

Gotowiec wystarcza, gdy hurtownia mieści się w jednostkach tego cennika: jedna firma, do czterech osób, jeden magazyn i do 10 000 dokumentów KSeF rocznie. Wtedy 388,00 zł netto za rok kupuje faktury, stany magazynowe i KSeF, których nikt w firmie nie musi utrzymywać.

Własne narzędzie zaczyna się tam, gdzie cennik nie ma pozycji: zamówienia stałych odbiorców z ich cenami, trasy dostaw, rozliczenia z przedstawicielami handlowymi. Co taka aplikacja musi umieć, zbiera dział Co musi umieć aplikacja dla branży, a czy w branży jest na nią miejsce — przegląd branż.

Jak zbudować takie narzędzie razem z firmami z własnej branży, opisuje dział o partnerstwie.